关于设备入账的说明.DOC

日常工作 一、购置仪器设备家具等的入账工作： （一）设备入账：设备入账是设备管理员最经常做的工作。当有购买单价在800元以上的仪器设备需要进行设备登记入账时，二级单位的设备管理员需登录资产管理系统进行操作。软件的入口在我处网站右侧“资产管理软件”： 1、使用分配给二级单位的用户名及自定义密码登录系统； 2、在设备管理标签下点击：“设备登记”——“设备入账”，系统将打开录入页面。 （1）首先输入设备名称。由于该数据库是按照教育部规定内容指定的，录入详细设备名称可能会导致在数据库中无法查询到对应数据。因此在录入设备名称时，请大致录入一个关键词即可。例如“锅炉给水泵”，请先在设备名称栏简单输入一个字“泵”；常用设备中，“电脑”必须录入名为“计算机”方可入账； （2）选择分类号。光标不要移动，停留在“设备名称“栏中，点击录入界面上方的“关联相关表”，系统将根据录入的设备名称，列出所有可对应的分类号，在其中选取最为合适的一个，双击，将会看到录入界面中“分类号”一栏出现八位数字组成的代码，同时在“财政编码”一栏出现灰色无法修改的一行代码，表示选择分类号成功。需要注意的是，即使是常用分类号，设备管理员也不可在“分类号”一栏中直接输入数字，如果是输入的分类号，“财政编码”一栏将是空白，影响我校向省财政厅数据库的数据转换工作；常用设备中，计算机和笔记本电脑在选择分类号时均应选微型电子计算机”； （3）修改设备名称。在选择分类号以后，“设备名称”一栏中出现与所选分类号一致的设备名称，通常这个名称与我们实际购买的设备是不完全相符的，此时可回到“设备名称”栏，手动将名称修改为发票上的或更为合适的设备名； （4）新设备附件录入。如新购买的设备带有附件，如购计算机时带有软件、购数码相机带有镜头、支架等，在“单台附件数量”中录入每台设备的附件数、“单台附件总额”中录入每台设备所含附件的合计金额。例如，同批购买了十台相同的计算机，一套价格为4320元的软件，则其中九台计算机做一次设备入账，“数量”为“9”；另外一台计算机单独入账，“数量”为“1”，并在“单台附件数量”中录入“1”，“单台附件总额”中录入“4320”，“备注”中录入“附件为XX软件”。又如，购买了三台价格相同的数码相机，分别带有一套相同的镜头(价格5000)和支架（价格200），则三台相机可一次入账，“数量”中录入“3”，“单台附件数量”中录入“2”（镜头和支架各一，合计为2），“单台附件总额”中录入“5200”，“备注”中录入“附件为镜头支架各一”；老设备附件的录入请在“设备登记”——“设备附件入账”中录入； （5）其它各项按照实际情况录入或选择。录入完成后请留意复查，尽量避免失误。 2、录入完成后，点击录入界面上方的“保存”，将提交到上一级审核。如无法保存，请留意页面上需录入或选择的栏目后是否出现红色字体的说明。如有出现，请按说明进行修改即可保存； 3、如已经提交后，发现录入有错误，可在“设备管理”——“数据查询”——“组合查询”页面中，选择“设备临时表”，可看到所有本单位提交待审核的设备临时表，点选出现错误的一个，点击页面上方的“编辑”，将重新进入录入页面，修改错误后，再次保存即可。如该错误录入已被审核，则只能从数据库中删除该批设备，并重新录入，操作繁复容易出错，所以请设备管理员务必认真审查录入页面后再进行保存。 （二）、家具入账：当有家具（任何单价）需要进行设备登记入账时，二级单位的设备管理员需登录资产管理系统进行操作。 需要说明的是，实验室用来放置实验仪器设备的工作台、体育运动中的教练桌等、专业系统的控制台等，不作为家具，而是作为设备在“设备入账”中录入，可简单输入“试验台”、“实验台”、“台”或“桌”，然后选择非13打头的合适的分类号。 1、使用分配给二级单位的用户名及自定义密码登录系统； 2、在“家具管理”标签下点击：“家具登记”——“家具入账”，系统将打开录入页面。 （1）首先输入家具名称。由于该数据库是按照教育部规定内容指定的，录入详细名称可能会导致在数据库中无法查询到对应数据。因此在录入家具名称时，请大致录入一个关键词即可。例如“计算机桌”，请在家具名称栏简单输入一个字“桌”，“茶几”请录入“几”，“办公椅”请录入“椅”，“文件柜”请录入“柜”等，依此类推； （2）选择分类号。光标不要移动，停留在“家具名称“栏中，点击录入界面上方的“关联相关表”，系统将根据录入的家具名称，列出所有可对应的分类号，根据家具材质在其中选取以13开头的八位数字中最为合适的一个（下方有对应说明），双击，将会看到录入界面中“分类号”一栏出现八位数字组成的代码，同时在“财政编码”一栏出现灰色无法修改的一行代码，表示选择分类号成功。需要注意的是，即使是常用分类号，设备管理员也不可在“