在档案保管工作中.ppt

档案保管的物质条件（装备）是档案 保管工作赖以进行的物质基础。但购 置配备这些物质装备又受到财力的制 约。因而档案馆（室）应根据自身工 作的需要和现实的经济实力，本着实 事求是的态度和合理、有效、实用、 节俭的原则进行配置。 档案库房管理制度 档案库房管理应该坚持“以防为主，防治结合”的原则，切实做好档案库房管理和状况检查等工作。 一、档案库房应设专人负责，做到“防潮、防霉、防盗、防火、防晒、防蛀、防鼠、防尘”。档案人员应钻研档案保护技术，掌握变化规律，改善保管条件，提高管理水平。 二、防潮、防霉。档案库房要求通风、干燥。库房内温湿度应定时测量登记，掌握温湿度变化情况，随时控制调节。 三、防盗。库房要达到三铁：即铁门、铁窗、铁柜。同时要安装防盗报警装置。下班时要关好门窗，秘密以上档案柜要加锁，库房和柜钥匙要妥善保管。 四、防火。库房要配备灭火器。定期检查电器线路，库房内严禁堆放易燃、易爆物品，严禁使用电器。 五、防晒。对太阳光直射的库房，要安装窗帘，以作遮光保护。 六、防蛀。每个档案柜中都放防虫药品，以防虫害。同时要定期检查，对失效的药品及时更换。 七、防鼠。库房内要放灭鼠药。库房内不准堆放杂物，注意关好档案柜，以防鼠害。 八、防尘。经常打扫库房，保证库房的清洁卫生。 九、每天下班前都要检查一下库房和档案的安全，节假日前更要仔细、全面检查，发现问题及时处理。 （一）库房编号???1.为所有库房编一总的顺序号???2.分区编号 （二）排架和编号???1.整齐一致 ???2.避光通风???3.空间利用???4.统一编号，顺序是从左到右、从上到下。 三、 库房管理 （三）全宗的排列和档案的存放???1. 全宗的排列??????一个全宗的档案放在一起；??????全宗号流水排列法； 全宗分类排列法；??????全宗群排列法。????2. 存放方式?????? 竖放和平放 四、档案存放位置索引 ?? ??全宗名称：?????????????????????? 全宗号： 案卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数 存 放 位 置 楼 层 房间 档架（柜） 栏 ? 格 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点 上述两种索引，按形式又可分为簿册式和卡片式两种。而第二种存放位置索引还可以采用图表形式，即把每个库房（或楼、或层、或房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。这种图表，可悬挂在相应的库房入口处，以便于保管和调卷人员随时使用。 ?? ??楼：?????????????????????? 层： 房间： 档案架（柜） 栏 格 存 放 档案 全宗号 全宗名称 案卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房 和档案架（柜）为单位，指出它们保存了些什么档案 五、档案代理卡 ???为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。 全宗号 目录号 案卷号 移出日期 移往何处 库房管理员签字（移出） 归还日期 库房管理员签字（收回） 单位名称 经手人姓名 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 六、全宗卷 全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。 通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。 知识拓展 学习资料一 如何做好档案的防霉与空气净化 库房的防霉和空气净化措施: 1.在库房周围种植树和草是防尘的有效措施之一。 2.采用环廊式全封闭库房，可以防止灰尘直接进入库房，又防止了水气的直接进入库房。 3.档案库房采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。 4.因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快，所以采用空调来调节库房的温湿度和通风是降温、除湿、防菌的最好方法。 5.在每年六、七、八三个月降雨集中的季节，在库房内放置除湿机以降低库内空气中水分的含量，以保证库房内的相对湿度。 6.为确保档案库房安全，定期使用杀灭库内霉菌孢子的臭氧发生器来达到净化空气的目的。 学习资料二 档案保管过程中的必威体育官网网址 一、档案库房管理中的必威体育官网网址工作 各档案馆都必