常用公文写作(实用简洁版).ppt

 常用公文写作 公文的含义 公文的基本构成要素： 文种 1 生效日期 4 事由 2 收发机关 3 公司公文是指公司在生产、经营、管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家机关、上级单位的方针政策、部署要求，请示、报告重要事项，指挥生产，布置工作，答复问题，沟通情况，商洽业务的重要工具。 公文种类 令（调度令） 决定 通知 通报 会议纪要 报告/情况汇报 请示/签报 批复 函 公告 意见 通知 通报 常用公文 协调函 请示 /签报 适用于发布公司的各类规章制度、管理办法、技术规范和业务标准等，传达并要求公司内部各级单位执行办理或周知的事项，转发国家机关、上级单位的文件并提出具体要求，聘任（解聘）各级各类人员。 适用于公司内部交流，表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，主要用于印发领导内部讲话、月（周）工作情况总结、分析等。 适用于向上级机关请求指示或批准。主要用于区公司内部或市公司内部下级向上级汇报工作、反映情况和请求指示或者批准。 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关同级主管单位或部门请求批准等。 公文格式 公文格式的组成要素： 版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关 正文 附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、 主题词、抄送单位、印制版记（发文机关和发文时间） 公文的行文要求 公文正文 1.公文正文文字从左至右横写、横排,段落首行缩进4个字符（两个汉字）,回行时顶格排列。 2.公文正文采用宋体四号字体，行距统一设置为单倍行距、定义文档网格并对齐。 3.正文中不能加载图片、表格，如有必要，可采用附件形式上载。 4.文字结构层次：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“1）”。 5.在正文中引用其他公文时应先引改文的完整标题，后写明该文的文号。 公文的附件 1.公文如有附件, 应在正文中的相应位置标注“（详见附件）”，并在附件标题栏中准确注明附件顺序和附件名称，附件名称应与附件文件名称保持一致。 2.公文附件数量应进行合理整合和编辑，一般情况下，附件数量不超过5个。 常用公文的写作要求 请示的写作结构与写作技巧 写作结构： 标题：通常由发文机关、事由、文种三要素组成。 例：集成分公司关于校讯通新开学营销方案的请示 正文：一是讲清楚请示原由，二是写明请示的事项 尾部：一般有较为固定的结语如：妥否（可否，是否可行），请批示。 请示的写作技法 1. “请示”的内容一般较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境、出国“以及工作中遇到的需要上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，也就是人们通常所说的”硬件“方面的问题。 2. 请示的行文对象必需是自己的上级机关。 3. 要把握请示的内在逻辑 不论内容长短，要讲清楚两个问题，即”为什么要请示“、”请示什么问题“。 4. “香烧一股，佛敬一尊”。 前者比喻写请示要坚持一文一事，即一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。 后者比喻请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。 标题 通常由发文机关、事由、文种三要素组成。 如：《安城中学关于学校安全工作情况的报告》 正文 1.报告引据：报告正文的开头部分，简明扼要的语句报交代出全文的主要内容或基本情况,然后用一句过渡语“先将有关情况报告如下”。 2.报告事项：分三步，①工作的基本情况；②主要做法和成绩；（详写）③存在的问题及今后的打算。 结尾 另起一段，独占一行。有固定的结语，如“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等。 报告的写作结构 报告的写作技法 1.切实把握报告写作的通用规则 三段式： （1）情况—做法—问题 （2）情况（做法）—问题—今后意见 （3）情况—原因（责任）—下一步做法 2.注重实效，情况真实 注重实效指用报告向上级反映情况、汇报工作、提出建议，必须及时、迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策反馈的作用，必须原原本本地反映实际情况。 3.语言要简洁、篇幅要短小 “报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过二千字，一次不能写完全部问题时，分两次写… …内容要扼要，文字要简练，要反映出问题或争议之所在” ——（《