01文件和资料控制程序.doc.docVIP

1. 目的 建立本公司有关质量活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性、可追溯性及适用性，从而实现质量方针与目标。 2. 范围 适用于所有质量活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。 3. 参考资料 《记录控制程序》 KWL/QP-02-01 4. 职责和权限 4.1 文件和资料控制程序的编制及维持由文控中心（行政部）负责。 4.2 文件和资料编制、审核、批准、分发控制依（图一）职责区分实施。 4.3 分发给各个部门之文件，使用部门依规定建档、管理、保存与维护。 5. 运行程序 5.1 文件的编制、修订、作废程序： 5.1.1 文件和资料的编制、修订、作废应依本程序图二、图三之文件发行修订流程执行，并由发行部门依规定进行编号（程序文件报由文控中心统一编号，作业指导书由各部门根据部门编码顺序编号，报人由文控中心备案。 5.1.2 文件有效批准后，由文件编制部门将已批准的文件规定的原件交由文控中心文控专员，由其登录于，《受控文件控制清单》，按规定复印文件规定，在复印件首页盖上 “受控文件印章”，按规定分发登记。 5.1.3 文件修订状况依第5.2条款的规定，详填于文件修订页内，每一文件应具有识别或编号、页次、版次、发行/变更日期。 5.1.4 为确保文件有分发至需要的使用部门和使用有效版本，发文的部门/个人在发行新文件时，将旧文件收回作废，以确保人员使用必威体育精装版版之文件。 5.1.5 原件由文控中心妥善保管，对重要文件应以隔离或另行储存的方式保护。 5.1.6 文件修订时，将修订的新文件发给使用部门，发行同时，发行部门将旧原件盖“作废”章，并予以保存，以便追溯之用。 5.1.7 生产中心之作业指导书，及质量部门之检验指导书，其修订应依上层文件的修订情况决定。 5.1.8 采购部采购人员于接到《文件修订/修改/作废申请表》后应及时对供应商进行此文件之修订，并依规定处理旧文件。 5.1.9 与质量有关的文件应为不可擦拭之版本，不可使用铅笔编写。 5.1.10 文件修订的内容应在《文件修订/修改/作废申请表》中详细说明，让使用者了解修订情况。 5.1.11 各部门新制作的或作废的表格、表单均需在有效批准后报给文控中心文控专员备案，并附上批准的表单原件，以便对表格、表单进行有效控制。 5.1.12对承载媒体不是纸张的文件, 如电子文档、电子邮件的控制，也应参照上述规定执行。 5.2 文件修订 5.2.1 文件修订，可由原编制部门或其他部门依实际需要填写《文件修订/修改/作废申请表》，填写修订内容、原因，经文件原编制、审核、批准的相同部门或个人修订、审核、批准，并作修订登记后发出，连同文件之修订部分交原使用者。 文件修订的记录要有日期、编号、版本及修订内容，而且修订要经职责人员的审核、批准。 文件版本升级，文件修订批准后，修订负责人负责修订文件，并升级文件修订次数，修订次数01~10，当修订次数超过10次后，则必须升级文件版本号，并以新版文件更换老文件。 5.3 文件的建档、调档、保存处理 5.3.1 建档 各部门将所有使用的质量文件、资料分别建档，建档方法： A、各部门应将所有文件规定妥善分类存档，以便于归档调档。 B、每一档案（夹）应有“档案目录页”。 5.3.2 归档各部门的档案管理人员，依据文件性质找出对应档案后依次序入档，将新入档文件登录于“档案目录页”内。 5.3.3 调档 A、需要文件或档案时应向档案管理人员借调出档案或文件，并记录于“文件资料借阅登记表”。 B、对于机密文件，属限阅范围人员或经批准者方可调阅、借阅，档案管理人员并应做调阅记录。 C、调借人员应保持文件、档案的整洁，非经批准不得拆卸、复印，使用完应速归还，档案管理人员应仔细检查归还文件的完整性后入档结案。 5.3.4 保管与处理 A、文件档案放置于通风良好，避免高温、高湿或灰尘的场所，对于机密文件，应予以隔离或加锁。 B、作废的文件和资料应予以销毁。 5.4 文件控制 5.4.1 外来文件由文控中心的营销部文控专员负责控制，收到外来文件时应登记于“外来文件登记表”如需分发应登记于“受控文件控制清单”。 5.4.2 外来文件如其涉及商业机密者，均于“机密”文件处理，非经批准，不得随意复印或泄漏。 5.4.3 涉及客户要求的文件修订，应经客户的同意，方可对文件进行修订。 5.5 培训 5.5.1 对新进人员做必要的文件基础阅读培训，养成依文件要求执行工作的习惯。 5.5.2 对人员任新职位应进行所需文件的必要培训。 5.6 监