秘书助理人员培育规划-给AM.ppt

工研院秘書/助理「添翼學習專案」 人力處 學習發展組2010.06 秘書/助理工作職責 職場禮儀 -職場及服務禮儀 -電話接聽應對技巧 文書檔案管理 -書面溝通及書信能力 -簡報製作與文件整理 行程安排 -每日行程安排與調整 -擔任對內及對外聯繫窗口 會議管理 -會議籌備及紀錄管理 -e化及網路溝通工具管理 活動規劃與執行 -活動籌備與分配資源能力 -溝通協調能力 知識收集與行政協助 -收集資訊及提供重要進度 -行政庶務及總務管理 自我發展聯誼促進 活動名稱：『添翼互聯網』 參與成員：全院秘書/助理/人力處同仁 活動時間：每次1.5小時，預計一年三次 活動目的：藉由聯誼聚會，使學習與分享蔚為風氣 活動流程規劃，如 一、邀請院內資深秘書分享工作訣竅 二、介紹院內新規章及新制度 三、穿插女性軟性議題 四、其他 註:建議各單位可選派一位資深且具服務熱忱的助理同仁 擔任Mentor，得隨時指導新人及協助相關學習方案的 進行 附錄 秘書具備條件－普遍性Universal 秘書具備條件－個人的Individual 秘書具備條件－價值觀Values ? 秘書具備條件－普遍性Universal 客戶導向Customer Service Orientation 人際關係Human Relationship Building 分析思考Analytical thinking 說服影響Impact and Influence 積極主動Initiative 秘書具備條件－個人化Individual 動機Motive 人格特質Personality Special Characteristic 技能Skill 工作價值Work – value 社會角色Social role 自我形象Self-image? 秘書具備條件－價值觀Values 個人心態Individual Point of view 自我肯定Self definitely 自己才能瞭解多少？ Understands own ability 熱情Passion 具有工作能力Talent and competency 工業技術研究院 * * Company Logo 內 容 大 綱 訓練規劃 秘書/助理工作職責 培育構面與八大實體課程 自我發展聯誼促進 附錄-秘書具備的條件 (普遍性、個人化、價值觀) 目的與原則 課程目的： 協助組織培育具專業任事及服務品質的秘書/助理人員，以協助各級主 管預應日益複雜的工作挑戰，並達致工作績效。 課程對象：本院秘書/助理同仁(含外包人員) 受訓原則 -初任秘書助理者，建議八門課全修 -由主管推薦秘書/助理選課或由同仁自行選擇參加 -同區域服務之學員，宜相互協調受訓時間及課程，以不影響公務為原則 -本系列課程預計於明年初再開辦一梯次 訓練紀錄 -將建議講師同步錄製成數位課程，以促進持續學習 -本訓練紀錄將維護於個人「學習護照」 -學員全程完成八門系列課程，得頒發完訓證書 國際秘書聯合會對「秘書」的定義： “秘書”是主管的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在主管沒有過問的情況下 表現自己 的責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，並在所有給予的權利範圍內做 出決定。 擔任Mentor角色 參與秘書/助理聯誼活動 經驗分享主題 自我發展 秘書與助理系列課程 (單元一~單元六) Telephoning-Receiving Responding Messages Telephoning-Taking and Leaving Messages 中堅幹部如何承上啟下 圓滿達成任務 有效的會議管理 化解衝突?創造雙贏！ Word, Excel, Power Point進階應用 數位課程 商務會話 書信寫作 英文課程 主管行程管理及會議安排 公關與溝通技巧 活動的規劃與執行實務 個人知識管理與資訊蒐集 秘書與行政人員角色定位與生涯規劃 專業形象塑造與辦公室禮儀 文書檔案管理與時間管理 簡報的製作與組織架構 實體課程 (詳下頁) 工作崗位訓練：由主管或資深同仁擔任Coach，工作教導與協助學習 (On-the-Job Training) 本院培育構面 實體課程規劃-1 游美未 現為個人工作坊負責人曾任 聯合利華公司總經理秘書 王承瑄 現為個人講師 曾任 聯華電子公司 行政長特別助理 周純如 現任:捷易通科技(股)公司 行政總監) 劉素真 現任:台灣積體電路製造(股)公司資深秘書 規劃