第五章 秘书工作性质与宗旨.pptVIP

第五章　秘书工作的性质与宗旨; 要认识一个事物，必须认识事物的性质，尤其是其本质属性。对于秘书工作来说，其本质属性便是辅助性。;第一节?秘书工作的性质;;区别;区别;区别;;;误解;在工作上我是主动的，你们是被动的。 ——毛泽东;;; “赋予性”按一般情况讲,是指秘书部门具有“不管部”的职能, 领导人通常把其他部门不管的事交给秘书部门去办或管, 从而使秘 书部门的职能出现延伸, 超越了基本的办事、办文、办会或办信等 范围。从理论上讲, 秘书部门本身既非决策机构, 也不是一般行政 机构, 而只是综合办事与信息加工的机构, 但如果领导赋予秘书部 门其他方面的某些职权、任务, 则秘书部门就其有了这些方面的职 能, 必须办好。;秘书工作如草拟文稿、督查、协调等，其劳动成果和价值融于 领导行为和组织活动之中，一般不单独表现为秘书个人的劳动 成果。;二、秘书工作的其他属性;;非公务秘书政治性表现;; 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文 件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、 安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件 一件地去办。有人说秘书工作 “上管天文地理，下管鸡毛蒜 皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有务实性的特点。 ;第二节?秘书工作的宗旨与重心;领导层的变化;时代发展和形势的变化;科学技术的变化;;二、秘书工作的宗旨;;秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展。 ;三、秘书作用的重点;信息调研作用;案例分析——沙里淘金; “我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0.2至0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”; 卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思…… 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。” 大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。 ; 后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿! 小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?” 卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索 　　从这件事中，你对信息工作有哪些启发？　;案例启发;3、信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。 4、信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的最有效途径。本案例中，卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例。作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。;1、调研是做好秘书工作的基础，当好参谋助手的各项工作均离不开调研。 2、调研是发挥秘书参谋助手的基本途径。领导的任务之一即是“出主意”，即决策。要辅助领导决策就必