第三章_秘书的人际沟通.pptVIP

秘书的人际沟通 人际关系与沟通 狭义的人际关系是指个人与个人之间的关系；广义的人际关系还包括个人对单位、单位对单位等更广泛的社会关系。 沟通是指在一定的社会环境下，人们借助共同的符号系统，如语言、文字、图像、记号、手势等，以直接或间接的方式彼此交流和传递各自的观点、思想、知识、爱好、情感、愿望等各种信息的过程。 秘书与上司的关系 秘书如何与领导相处： 一、了解上司的范围 1、上司的工作内容 2、上司的工作习惯、个人性格、价值观等 3、上司的交往范围和一些家庭私事 二、了解上司的途径 循序渐进 ，观察琢磨 二、了解上司的途径 秘书要了解上司，只能循序渐进，慢慢地去观察和琢磨，比如他每天会见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件；他在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题以及平时工作作风、习惯等。 三、让上司了解自己 四、正确对待上司的“毛病” 五、与新上司的关系 六、与“霸道”型上司相处 七、与“婆婆”型上司相处 八、消除紧张情绪 三、让上司了解自己 上司与秘书在工作中必须有一种默契，只有这样，工作才有效率，心情也会愉快。既然要有默契，那了解就必须是双向的，所以，作为秘书，不仅有责任去了解上司，而且还有义务让上司了解自己。相互了解可以避免工作中的失误和纠纷，增强双方的信任。 四、正确对待上司的“毛病” 作为秘书要维持与上司良好的关系，有一点很重要，那就是发现并承认上司身上的优点。最好站在这样的角度来看上司：既然他的职位比我高，我只能做他的助手，那就说明他在许多方面比我强，我应该学习他的优点。 五、与新上司的关系 作为职业秘书，更换上司是常有的事。作为一名新秘书或新换了上司的秘书，首先要主动与上司进行交流沟通，了解上司的性格和开展工作的一些想法；如果暂时不便交流，那也要及时向自己的部门经理或上司原来的秘书请教。 六、与“霸道”型上司相处 有些单位的领导人显得非常“霸道”，其实，这种外表盛气凌人的上司也并不喜欢自己的家长制作风。作为秘书，如果你与人为善，宽厚待人，那么，大家都会信赖你，都会愿意与你一起工作，因霸道而把人际关系搞得一团糟的上司，他们会更加信赖你。 七、与“婆婆”型上司相处 所谓“婆婆型”上司，就是他在给你交代工作时，不管什么事情，他都要从头到尾都说一遍，似乎只有这样，他才觉得放心。对于这种“婆婆型”上司，秘书一定要有耐心，要逐步让上司学会“放权”。不过在上司“放权”之前，你要把上司所担心的各种问题都想到，并想出相应的对策，只有这样，上司才会放心。 八、注意不“越位” 作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围，自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注意： 1.未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。 2.私自代表上司与客人洽谈业务。 3.随便接待或回绝没有预约的客人。 4.询问会议内容。 5.不代替上司接待客人。 6.不随意决定上司的工作日程。 沟通中应注意的问题 如果上司听不进去，秘书就要中止沟通 如果不同意上司的观点，秘书也不能当面顶撞 即使对上司的观点有不同意见，也要对其中正确的部分表示赞同 如果与上司的意见相同 秘书在与上司沟通时应耐心地倾听上司的意见，了解他们真正的用意 如果对上司的意见有补充 如果有其他人在场，就要顾及上司的面子 第二节 有效沟通的基本原则 实话不一定要实说 看人说话 开口之前先察言观色 说好第一句话 学会表达感谢 1、实话不一定要实说 公司里的每一个人都有自尊心，虽然你说的都是实话，但有时候实话很容易刺伤对方的自尊心。一旦你的实话让对方听着不舒服，他就会产生抵触心理，不再听你说什么，而是计较你是怎么说的。所以，作为秘书，当在与同事沟通时，一定要注意把话说得委婉些，实话不一定要实说。 2、看人说话 作为秘书，一定要养成看人说话的习惯。这并不是让你去欺骗同事，而是为了更好的沟通。 3、开口之前先察言观色 当你准备与对方沟通时，应先观察一下，他是怎么想的，现在想不想与自己沟通。即使对方还没有开口，你也可以通过他的肢体语言来判断。 掌握一般的肢体语言应当是职业秘书的基本技能。 肢体语言运用策略 肢体语言又称身体语言，是指为了达到沟通的目的，代替语言表情达意的身体的各种动作。 哈佛大学曾经对人的第一印象做了行为研究报告，报告指出：在人的第一印象中，55%来自肢体语言，37%来自声音，8%来自说话的内容。 常用的肢体语言 一、眼神 环视 专注 二、表情 眉毛形状 眉毛皱起：不愉快、迷惑、讨厌、不赞成、为难、陷入困境 眉毛上扬：妒忌、不信任 紧锁眉头：深思问题 双