时间管理2013.6.17潘.pptVIP

只有行动才能靠近目标 使用更好的工具工作 提升工作的熟练度 运用既有的情报和经验 案例： 经理的一天 1.邀请总经理共进午餐 2.拟定下一年度广告预算 3.处理积压过多的公文 4.与业务经理讨论上个月的业绩 5.处理急待回复的若干信件 6.浏览桌上堆积如山的医学杂志 7.为下个月业务会议准备口头报告 8.据说客户服务部最近接到特别多的客户投诉电话 9.召见客户服务部经理，了解情况 10.参加下午2：00召开的主管会议，但议题不明 五 时间管理的工具 时间管理的工具 月历 行事历与甘特表 效率手册 商务通与订房卡 闹钟 其他工具 甘特图 使用时间管理工具的四把钥匙 只用一个个人的管理系统 随身携带 远离废纸 以最合适的方式使用工具 六 时间管理的进一步提升 时间管理学的四代理论 第一代着重利用便条与备忘录。 第二代强调长/中/短期日程表，反映出时间管理已经注意到规划未来的重要性。 第三代重视优先顺序的观念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。 第四代重在个人管理，注重提高个人生活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生活的不同角色，并全盘规划日常生活。 故事分享 以人为本的第四代时间管理学 第二象限组织法 效率与效能 1. 第二象限组织法 时间管理矩阵图 将时间投资于第二象限 紧急 不紧急 重要 危机 紧急的问题 有期限的任务和会议 准备事项 预防工作 计划 不重要 干扰（不速之客） 许多凑热闹的活 一些信件 琐碎忙碌的事情 看太多电视 浪费时间的活动 1.1 时间管理矩阵图 1.2 将时间投资于第二象限 偏重第一类事务（既紧急又重要）的结果: 有压力； 精疲力尽； 危机处理 忙着收拾残局 1.3 将时间投资于第二象限 偏重第三类（紧急但不重要）事务的结果： 短视近利 处理危机 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏制自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂 1.4 将时间投资于第二象限 偏重第四类（既不紧急也不重要）事务的结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人或这会结构卫生 1.5 将时间投资于第二象限 偏重第二类（重要但不紧急）事务的结果： 有远见，有理想 平衡 自制 纪律 少有危机感 2. 效率与效能 关注如何做，规划、程序比结果更重要 目的是改善流程和提高产出 目标是提升数量、提高质量 希望任何事情运作得顺畅。没有变化、没有改变 关注为什么，探求新主张 目的是需求正确的方向，最好的结果 目标是增加价值 询问：“我们的目的是什么？”、“我们为何这样做？” 圆满人生需要平衡 结束：鹅生金蛋 结束语 我们不能控制生命的长度， 但可控制生命的宽度和深度 我们不能左右天气，但可以改变心情 我们不能改变容貌，但可以展现笑容 我们不能控制别人，但可以掌握自己 我们不能预测明天，但可以利用今天 我们不能要求结果，但可以掌握过程 我们不能样样胜利，但可以事事尽力 谢谢大家 时 间 管 理 谢谢大家 1.1 正确目标的价值 目标刺激我们奋勇前进 有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能 1.2 拟定目标的原则 符合自己的价值观 了解自己目前的状况 制定目标的SMART原则 符合自己的价值观 你希望听到别人如何评价你？ 你这一生有任何成就、贡献或值得怀念的事情吗？ 你是个称职的丈夫/妻子/爸爸/妈妈/亲戚吗？ 你是个令人喜欢的同事或伙伴吗？ 失去了你，对关心你的人会有什么影响？ 故事分享 制定目标的SMART原则 具体的可实施的行动计划 specific可度量的（数量、质量） measurable 可达到的 attainable 与个人价值观相吻合的 relevant有时间限制的 time-based 1.3 目标的金子塔 短期目标 每天目标 1.4 设定目标的步骤 步骤一：列出目标 步骤二：上述目标带来的好处 步骤三：主要困难与阻碍 步骤四：所需技能及知识 步骤五：为达到目的必须合作的对象 步骤六：计划于行动带来的好处 步骤七：目标完成日期 2. 去除不必要和不合适的事务 要事第一 以始为终 减少冗长的会议 学会说“NO” 对付不速之客 学会委派 2.1 要事第一 “大石头”理论 ABC法则 二八定律 “大石头”理论 一个小游戏 请谈谈你的想法 ABC法则 A型：重要且紧急的事务 B型：重要或紧急，但不是既重要又不紧急的 C型：既不重要也不紧急的日常事务 平衡日常工作任务 一个工作日 A型任务：你应该尝试每天完成几项紧急而有难度的事务。 B型任务：你的工作主要由这部分任务组成，这部分工作应占大部分工作时间 C型任务：这些不紧急的事情应放在有