公司费用管理实施细则与指引.docVIP

XXXXXX公司文件 XXXX发[2010] 号 签发人： XXXXXX公司费用管理实施细则及指引 第一章 总则 第一条 为规范XXXXXX费用开支和报销的管理和控制，明确各费用财务结算审批流程及管理责任，指引XX公司各相关人员日常费用报销及结算程序，根据XX公司财务审批及报销制度的相关原则和规范制订本细则。 第二条 本规范适用于XXXX公司各部门、各工厂及模块，本文所称“部门”为XXXX公司下属各部门及工厂。 第二章 费用开支管理细则 第三条 费用类别和开支标准 本文所指费用包括：办公费、邮政通讯费、差旅费、汽车费、业务招待费等五项费用、专项费用、会务交流费、文化建设费、教育培训费等管理类费用，也包含工厂管理中上述费用项目，但不含工厂生产中的折旧、摊销、物料消耗、委外加工等成本费用。 上述费用定义及分类按采购中心统一的规范标准为基础，相关管理原则以采购中心财务审批及报销制度中的相关原则为基准，五项费用开支标准以采购中心统一标准为上限，各部门在日常业务中须严格执行厉行节俭的管理原则。 第四条 费用开支报销基本程序 1、事前申请的原则 因公出差，出差人必须提交出差申请；各部门或工厂开展团队文化建设及培训需事先向管理部申报；因公需要开展业务招待，主管及以下人员单次开支超过500元、主管以上人员单次开支超过1000元的活动，须事前申请、经财务部或总经理审批后方能开支费用，未经审批不得报销费用，各部门需严格按照此标准进行事前申请，每次超过此标准的费用开支均需单独申请，费用申请以书面形式，需经部门负责人或厂长签字，报销时附在报销单后。申请格式见附件。 2、报销程序 各项费用的开支报销必须在规定时间范围内相应程序后方能报销：经审批过的预算内五项费用经部门审核、财务部审核或总经理审批后报销结算（具体审批流程按照钢配公司分权手册中规定执行，下同），对专项旅游费用、教育培训费、两节（中秋和春节）费用和重要公关活动等特殊费用必须执行先提交活动方案后开展活动的原则。对于未按规定审批程序、或超出报账时间、或没有经过相关人员审批以及超出预算标准的费用开支财务部不予受理。 报账人及相关审批人必须对费用发生的真实性负责并承担相应责任，对于因虚报、多报，财务部有权追溯相关责任人并给予费用额的双倍处罚，情节严重将按公司有关制度提请相应处理等。 第五条 业务招待费开支管理 1、单据填写规范 （1）单据要求：填写“费用支出报销单”,业务经办人完整填写单据内容，其中“单位”栏填写部门名称和模块名称，如需用此笔报销费用还前期借款，需填写“还借款金额”一栏。填写不规范的单据，财务将予以退回、不予报销。报销时，后附审批过的费用支出报销明细表。 （2）书写要求：填报日期为填单日期，“支出事由”栏写清报销何月何种费用，“核准单据金额”栏的大写金额填写应规范书写，如1200元，应书写为：零万壹仟贰佰零元零分。大写金额正确写法：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。空白金额处以“零”或⊕填写。付款申请单不得涂改，填写错误，需重新填写。 2、费用发票和附件要求 （1）无论是机打发票还是手工发票，发票信息必须完整，包括消费场所名称、发票日期、消费内容及该消费场所的印鉴（包括公章、财务章或发票专用章）；同时，报销人需要在每张发票后面签自己的名字和日期，不符合要求的发票，财务不予报销。 （2）附件要求：报销业务招待费需附有业务招待费开支明细表，使用A4纸打印。开支明细表中必须写清业务费发生的具体时间、地点、金额和会餐人员，不得模糊填写场所所属区域名称和夹带零散的发票，否则不予报销。所用的发票与开支明细表中所列的发生费用地点的名称及用途必须一致，否则不予报销。 （3）发票粘贴要求：粘贴顺序必须与附件中的开支明细表中所列的内容顺序一致，粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需折叠整齐。 3、费用开支标准 （1）单笔业务招待费在标准内进行开支，超支自理，另外财务部根据费用控制原则进行月度、年度控制，超过报销原则的部分财务部不予报销。具体开支标准见业务招待费开支标准一栏表。 （2）对于为了维持对外关系而赠送礼品、开展活动的业务费，预算内的费用必须在开支前做书面申请、经部门负责人审核，超出标准的费用在开支之前还必须报财务部或总经理审核，预算范围意外的费用须经总经理审批。 4、报账时间 业务招待费于开支后10日内报销，申请报销的时间按财务接收单据的时间为准（下同），超过报销时间的，财务部不予报销。 第六条 差旅费管理要求 1、单据填写规范 （1）单据要求：使用“差旅费报销单”，出差前无申请借款的，完整填写报销单上除“还借款金额”外的所有项目；若出差前有申请借款，则需用此笔费用冲借支、并在报销单中“还借款金额”栏位上填写还款金额；所报销费用不够