中职《数据库应用基础-Access》课件 第六章 报表.pptxVIP

第六章 报表;本章概述： 在Access中，用户可以根据表或查询创建窗体来查看、修改和打印数据。然而，由于窗体主要是以一种美观的方式让用户查看屏幕上显示的相关数据。但是，对于在数据库内打印和汇总大量的数据集来说，窗体并不是最好的方法。Access又提供了另外一个数据库对象，即报表。在报表中，可以按打印格式显示数据、预览数据的打印效果以及对大量数据进行分类、汇总、打印输出。 ;学习目标： ●了解报表的作用、组成和种类 ●掌握创建报表的方法 ●掌握控件的使用方法 ●设计报表、应用报表和修改报表的方法 ●掌握预览报表、页面设置、打印报表的方法 ●掌握标签的使用方法 ●掌握高级报表的设计方法 ;6.1 报表概述 6.2 创建报表 6.3 设计报表 6.4 打印报表 6.5 高级报表的设计;6.1.1 报表的作用 报表是以打印格式表现数据的一种有效方式。用户可以控制报表中每个对象的大小和外观，可以按照所需要的方式显示信息以便查看信息。 报表是用于比较和汇总一组数据、显示格式化及分组信息的数据库对象。例如，学生信息统计表、学生期末成绩汇总表、超市销售表等都可以用报表表示。报表可以进行分类、汇总、统计等，也可以打印输出数据表、查询或窗体中的数据，也可以在屏幕上显示记录数据。报表中的大部分数据来源于基表、查询和SQL语句，只有少量信息存储在报表的设计中。;6.1.2 报表的组成 报表由主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚以及组页眉和组页脚组成，其中组页眉和组页脚按照分组的级别不同可以有多个，如图6-1所示。;;6.1.3 报表的种类 1．表格式报表;2． 纵栏式报表;3． 分组汇总报表;4． 标签;5． 图表 图表将表或查询中的数据以图形方式表示出来，数据显示更加形象直观。图表可以清楚地了解数据的比较关系、模式和趋势。Access提供了多种图表类型，如二维、三维等形式。一个表示成绩的柱形图表能形象地表示出各科的平均成绩。;6.2.1 自动创建报表 自动创建报表可以创建纵栏式报表或表格式报表。自动创建的报表使用了来自记录源中的所有字段并应用最近使用报表的自动格式。具体操作步骤如下： （1） 在数据库窗口中单击“报表”对象，然后单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框，如图6-6所示。;;（2） 在“新建报表”对话框中选择创建报表的类型（纵栏式报表或表格式报表），并选择报表的数据来源（可以是表也可以是查询）。 （3） 单击“确定”按钮，即可完成报表的创建。;6.2.2 使用“报表向导”创建报表 相对于自动创建报表方式，使用“报表向导”创建报表有更多的选择余地。可以从多表或查询中选取字段；可以在报表中对记录进行分组、排序；也可以计算各种汇总。使用“报表向导”创建学生成绩报表的具体操作步骤如下： （1） 在数据库窗口中，单击“报表”对象，然后单击“新建”按钮。;（2） 在弹出的“新建报表”对话框中选择“报表向导”选项。若报表的数据来源是一个表或查询，则在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择所需要的表或查询。本例中的报表需要多个表的字段作为数据来源，所以此时不选择数据来源，直接单击“确定”按钮，如图6-7所示。;;（3） 弹出“报表向导”对话框，在“表/查询”下拉列表框中选择需要的表或查询，并在相应的“可用字段”列表框中选择需要的字段并将其添加到“选定的字段”列表框中。此处从“学生”表中选择“班级” “学号”“姓名”“出生年月”字段；从“成绩”表中选择“物理”“化学”“英语”字段，如图6-8所示。;;（4） 单击“下一步”按钮，如图6-9所示，在对话框中确定是否添加分组级别。可以使用向左或向右的箭头按钮设定或取消分组的字段，使用向上或向下的箭头按钮改变组的优先级别。;;（5） 单击“下一步”按钮，如图6-10所示，在对话框中确定记录的排序次序，最多可以按照4个字段进行排序。若不需要排序，可跳过此步。若指定多个字段排序，首先按第一个字段进行排序，当第一个字段中的值相同时，再按第二个字段排序，依此类推。此处指定按“学号”升序排序。;;若要对报表中的数据进行汇总，可以单击“汇总选项”按钮，打开“汇总选项”对话框，如图6-11所示。该对话框询问用户需要计算哪些汇总值。“报表向导”允许对数字和货币型的字段求总计、平均值、最大值和最小值。在此根据需要选择“物理”的平均值、最大值和最小值，选择后单击“确定”按钮。 ;;（6） 在如图6-10所示对话框中单击“下一步”按钮，然后在对话框中确定报表的布局和方向。这里使用默认值，单击“下一步”按钮。 （7） 确定报表的样式，并为报表指定标题为“学生成绩汇总报表”，单击“完成”按钮。;6.2.3 使用“设计视图”创建报表 1．创建一个空白报表 （1） 单击数据库窗口中的“报表”对象，再单击“