论政府部办公自动化系统建设..docVIP

论政府部门办公自动化系统建设 全球性的网络化、信息化进程正改变着政府部门传统的办公方式，在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，现代办公自动化并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，实现政府部门办公自动化应从以下几方面着手建设： 一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求 在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。  二、处理大量的复合文档型的数据信息 办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。  一般认为，关系数据库系统（如Oracle 、SQL Server等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。 当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。  三、包含大量的工作流应用 所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。  工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。  在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。  四、支持协同工作和移动办公 在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。  所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。 办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。  五、应有完整的安全性  安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。  六、能集成其他业务应用系统和Internet 随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外