第2讲 数据透视表在各行业中的典型应用.pdfVIP

《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 数据透视表篇 第2章 数据透视表在各行业中的典型应用 本章将介绍数据透视表在一些主要行业中的常见应用，包括人力资源管理、销售管理 和财务管理这 3 大行业。通过这 3 章的讲解，可以使您更好地了解在实际工作中是如何使 用数据透视表来分析和处理数据的。 2.1 在人力资源管理中的应用  本节将介绍如何使用数据透视表来解决人力资源管理中的一些常见问题，包括统计公 司各部门的员工人数、统计公司员工文化程度的分布情况、统计公司员工年龄的分布情况、 统计公司员工的考勤情况以及加班费用等。 2.1.1 统计公司各部门男女员工的人数 对于一个拥有人员数量众多的中大型公司，人力管理人员可能需要统计各部门员工的 人数，以便为公司的长期人员储备及发展做好规划。使用公式和函数固然可以完成这类统 计工作，但是如果使用数据透视表，则可以起到事半功倍的效果。如图 2-1所示为要进行统 计的公司员工的基本信息。现在需要统计出公司各部门中男员工和女员工各有多少人。 图2-1 公司员工的基本信息 使用数据透视表完成这项统计工作的具体操作如下： （1）单击原始数据区域中的任意一个单元格。 （2 ）选择【插入】 【表】 【数据透视表】命令，打开【创建数据透视表】对话框， 默认选中了原始数据的整个区域，如图 2-2所示。可以选择将数据透视表放置在新工作表或 现有工作表中，默认放置在新工作表中。 36 《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 数据透视表篇 图2-2 设置【创建数据透视表】对话框 （3 ）单击【确定】按钮，在新工作表中创建一个空白的数据透视表，如图2-3所示。 图2-3 创建空白的数据透视表 （4 ）在【数据透视表字段列表】窗格中，对字段进行如下布局： 将【性别】字段拖动到【列标签】列表框中。 将【所属部门】字段拖动到【行标签】列表框中。 将【工号】字段拖动到【数值】列表框中。 （5 ）完成字段布局后，确保光标位于数据透视表内，然后选择【设计】 【布局】 【报表布局】 【以表格形式显示】命令，将数据透视表转换为表格形式的外观（后面的 数据透视表也都将转换为表格形式）。最终的数据透视表和【数据透视表字段列表】窗格如 图2-4所示。 由于在本例的原始数据中，没有数值类型的数据，而都是文本类型的数据。虽然对文 本类型的数据无法进行数学计算，但是可以在数据透视表中使用对文本进行计数的方式统 计诸如人员数量的汇总信息。 37 《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 数据透视表篇 图2-4 使用数据透视表统计各部门男女员工人数 提示：在【数值】区域中放置【工号】字段而不选择放置【姓名】字段，其目的主要 是为了防止因为员工重名而产生的统计计错误。但是工号对于公司内的每名员工来说是唯 一的，不会发生重复的情况。当然，如果确定公司内没有重名的员工，那么在【数值】列 表框中放置【姓名】字段来统计员工人数也是可以的。 2.1.2 按不同部门统计员工文化程度分布情况 员工是公司发展的最主要部分，可以说是公司的血液。为了更好地了解公司技术力量 的整体布局，那么就需要统计员工的文化程度分布情况。可以统计每个部门中员工的文化 程度分布，这里有两种布局方式： 在上例中数据透视表布局的基础上，将【所属部门】字段拖动到【列标签】列表 框中，并将该字段放在【文化程度】字段上方，得到如图2-5所示的统计结果。 图2-5 第一种统计各部门员工文化程度分布的数据透视表布局方式 38 《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 数据透视表篇 将【文化程度】字段拖动到【列标签】列表框中，然后将【所属部门】字段拖动