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Word 2013 邮件合并详解
2013-10-2010:43:32
Word 2013 邮件合并详解
摘要：公务活动中，经常会遇到要设计这样的文档：部分内容重复不变，而部分
内容会按一定规范变化；而变化部分数据量较多，可用Excel 或数据库或其它形
式的列表以数据源文件存放。例如：招生录取通知书、邀请函、成绩通知单等。
使用Word 的邮件合并可方便实现这一功能。本文以Word 2013 为例设计一个邀
请函来详细说明邮件合并的使用。
关键字：Word, 2013, 邮件合并, 域, 邀请函
效果预览：
每份邀请函抬头不
同，正文相同
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步骤
1. 使用电子表格软件 Excel 创建一个含邮件联系人工作簿文档 “邮件联系人地
址”，在工作表sheet1 中输入数据，注意第一行须为名称行 （字段行）：
2. 新建一Word 空白文档，输入并制作文档内容 （即不变部分）：
待插入内容
3. 使用“邮件” ｜“开始邮件合并” ｜“选择收件人”：
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4. 单击“选择收件人”工具（或单击其下方的三角形按钮），在弹出的对话框中，
选定 “使用现有列表”：
5. 选取在第1 步中制作的Excel 文件 “邮件联系人地址”
6. 选取工作表
7. 使用“邮件” ｜“开始合并邮件” ｜“编辑收件人列表”命令：
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8. 在打开的对话框中，可编辑收件人，如只选定部分联系人、重新排序、按一
定规则筛选 （如职务、称为、城市等）：
9. 下面是使用 “筛选”的示例，条件是：“称谓” ｜“等于” ｜“女士”：
效果：
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10. 若想恢复筛选前数据，再使用“筛选”对话框设置条件为“无”即可：
11. 光标放到待插入内容处，使用“邮件” ｜“编写和插入域” ｜“插入合并域”
单击“插入合并域”选择适当的字段：
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12. 插入不同的域 （字段名或名称）到适当处，并且可以进行格式设置：
插入的域
13. 使用“邮件” ｜“预览结果”｜“预览结果”命令可查看结果，域部分变成了Excel
表中的具体的记录：
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14. 使用“预览结果”工具栏的记录导航，正文中的记录也变化
15. 使用“邮件” ｜“完成” ｜“完成并合并”命令：
16. 打开“完成并合并”命令的下拉菜单“编辑单个文档”
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17. 在“合并到新文档”对话框中进行设置，选择 “全部”
18. 最后生成含有所有记录的合并
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