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理论探讨 文件档案信息安全管理对策研究 ——风险识别与应对方法 薛四新 摘 要：针对文件与档案在其形成、处理、传输、归档、移交、保管和提供利用等各个环节面临的安全风险，档 案管理工作者需要从管理方法、技术手段、组织保障与运行维护等多个视角去识别、管理和应对风险。作者以现 代档案管理工作的现实需求为依据，分析档案信息安全管理的风险要素，提出应对档案信息安全管理的对策，并 进一步从安全防范和运行保障两个角度，探讨防范与规避风险的有效措施和可行方法。 关键词：数字档案；电子文件；信息安全；风险管理；同步安全；集中控制 Abstract：Information risk is lurking behind the archival business nodes such as the process of archives’ forming, handling, transmitting, archiving, managing and utilizing. Modern Archivists need to identify, manage and handle all kinds of risks by using proper management methods and technology measures. In order to reduce risk rate and safeguard archives security, some risk elements are analyzed and several available strategies and methods are proposed. Keywords: digital archives; electronic records; information security; risk management; synchronizing security; convergence’s control 网络信息时代赋予了档案信息安全以新内涵和高 和习惯了传统归档方式的档案工作者，难免有操作不规 要求，除了延续和加强传统管理中诸如防蛀、防火、防 范、技术不熟练、误操作等行为，都是造成档案信息不 盗、防篡改等安全防范与综合治理的防护与保障措施 完整、不规范甚至无效的风险要素。 外，档案工作者还需结合档案馆信息化与电子文件管理 1.1.2 馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手 工作的开展，识别网络环境下的安全风险，思考和研究 段，数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档 应对风险的制度、策略、方法与措施。 案信息泄密以及因参数设置或操作工序等问题，引起从 模拟到数字转换过程中，档案信息的不完整、不准确、 1 风险要素分析 不标准等风险。 当前，信息技术处于快速发展、应用与普及的新阶 1.1.3 在多种形式载体的档案管理、数据迁移或模数转 段，档案载体处于新旧交替、迁移变革的过渡时期，档 换过程中，档案内容信息的准确性、完整性、可读性与 案工作面临的风险主要来自技术和管理两方面。 非变更性是需要重点保障的，这其中，如若管理人员的 1.1 现代档案管理业务的复杂多样性带来全新挑战和管 知识结构单一、认识水平浅显、操作不规范、数据迁移 理方面的风险。信息化助推档案管理的理念与方法、策 不及时等，也可能引发各类载体档案信息的失效、无法 略与思路、手段与对象的变革与提升。开展现代档案管 读取、档案内容或形式发生改变等风险。 理工作，不但要继续做好传统载体档案的接收、保管与 1.1.4 档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合 利用，而且，要应对信息化环境中产生的电子文件的接 性，以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保 收、管理、网络化利用和存储备份等工作。而电子文件 管，要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有