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关于高校行政秘书工作的思考 　　摘要 高校行政秘书承担着服务领导和师生、内部管理、对外沟通等多方面的工作，行政秘书既是行政管理层的助手，也是联系行政管理层和师生的纽带。在高等教育行政管理水平日益提高的今天，行政秘书岗位的重要性日益凸显。本文对行政秘书的工作范围、能力要求、存在问题进行了论述，同时探讨了这一岗位如何做好职业规划 关键词 高校 行政秘书 工作能力 职业规划 中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.07.005 高校的行政管理质量，直接关系到高校的健康、稳定发展，在高等教育行政管理模式不断革新的今天，行政管理岗位日益凸显其重要性。行政秘书岗位是高校行政岗位性质的典型体现，这一岗位不可或缺，它分布在各教学单位，服务教学和科研，服务领导和师生。行政秘书要高效执行管理层的各项工作安排，沟通上下，协调左右，联系内外，处理日常行政事务 1 高校行政秘书工作范围 行政秘书工作范围涵盖教学单位的诸多方面，作为行政秘书要熟知自身的工作范围、岗位职责和工作流程。高校行政秘书的工作范围可概括如下 （1）所在部门各类日常行政事务。行政秘书每天处理的工作量大繁琐，事无巨细，包含文案写作，如公文草拟、申请报告、会议纪要；档案管理，如收集各类信息、资料、材料，对它们进行分类归档；日常行政工作，如内务工作、会务安排、公文收发和传送批阅；资产管理：物品申领、采购，保管、发放、清查；对口领导和学校相关部门进行信息收集上报；人事工作，如考勤、考核、职称评定；财务工作，如各项资金使用情况记录，财务报销；对外沟通联系；参与接待工作；各项活动的筹备等 （2）上传下达、沟通、协调与落实工作。行政秘书日常会收到来自学校、各部门和行政管理层的各项通知、决议、文件、工作指示和会议精神，需要及时汇报给所在教学单位的领导，并做好内部沟通、协调和安排。在落实和完成的过程中，也要适时向上级反馈和汇报 （3）行政管理层的参谋与助理。行政管理层的思考侧重全局性和重点性，很难面面俱到。作为行政秘书，要根据自身岗位积累的信息，适时提出建议和意见。行政秘书身在教学单位，同师生往来较多，最能直接获得“民意”，也便于了解上级要求的实际执行情况，行政秘书将这些信息提炼和整合后，提供给领导参考。因此，行政秘书协助领导工作时发挥一定的参谋与助理作用 （4）承担领导安排的临时性工作、处理突发情况。不可预见的临时工作和突发事件在高校行政工作中较为常见。例如紧急发文、临时会议、临时通知、临时安排、各类突发事件等，行政秘书需要根据领导安排部署，灵活处理好临时工作和突发事件 2高校行政秘书工作素质要求 高校行政秘书岗位虽然属于基层岗位，但是工作内容牵扯关系到高校行政管理的诸多方面。高校行政秘书需在明确自己工作职责的前提下，运用岗位专业知识，凭借良好的工作能力来完成本职工作。由于行政秘书综合性强的工作性质，就要求了行政秘书具备综合性强的工作素质，主要体现在以下五点 （1）坚定的政治素质。高校行政秘书必须具备坚定的政治素质，必须贯彻党的路线、方针、政策，严格遵守学校的规章制度。行政秘书的工作直接体现行政管理层的意愿，行政秘书要深刻认识到自身工作的政治性，提升政治敏感度，在思想上求实上进，了解国家时事和高校动态，学习和研究相关资料文献。须胸怀大局意识，从全局出发，以师生的利益为重，以学校的利益为重 （2）良好的职业道德。高校行政秘书由于其岗位的特殊性，为行政管理层出谋献策，了解大量信息资源，这就要求行政秘书必须严守职业道德，包括必威体育官网网址原则、求真务实、谦虚严谨、克己奉公、爱岗敬业等 （3）高效的办事能力。办事能力是一种综合能力，包含沟通表达能力、理解领悟能力，分析能力、应变能力、执行能力。行政秘书工作以事务性工作为主，需要良好的沟通表达，在收到工作指令、安排时，要迅速明白对方的意图，以免执行中有偏差；众多工作当前，要分析工作的轻重缓急和难易程度，哪些事情先办，哪些事情缓办，哪些事情特事特办；在遇到突发情况时，需要应变思维；工作的落实需要执行力，需要合理安排，有条不紊地进行，同时熟练使用各种现代化设备，充分利用新型办公手段，助力高质量高效率地完成工作 （4）提升自身专业能力。高校管理越趋专业化、信息化，且高校行政管理工作综合性极强，行政秘书只有不断扩充文化知识，提高自身专业能力，才能切实提高工作质量和工作效率。行政秘书要注重专业能力的培养，勤于思考，善于发现问题、总结问题和解决问题。工作中注重培养观察思考能力、沟通协调能力、语言文字能力、概括分析能力、创新思维能力等专业素质。工作之余可扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的知识，以防综合性知识的缺乏导致眼界受限 （5）良好的身体素质