巢湖院教档案管理办法.docVIP

巢湖学院教学档案管理办法 院字〔2012〕1号 （一）教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。 （二）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。 （三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 （四）教学档案是教学管理的重要组成部分，应纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。 二、教学档案归档范围的确定 （一）确定的原则 1． 2． 3． （二）归档的主要内容和重点 1．2． 三、教学档案管理的基本任务和要求 1．每学期教务处和院系（部）档案管理人员按文件材料类别进行收集，并定期整理。归档的教学文件材料主要内容包括综合管理、招生、学籍管理、学科专业建设、师资队伍建设、课堂教学、教学检查和实践、学位、毕业生工作等方面。 2．教务处和院系（部）领导要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的收集积累工作。教务处、各系（部）档案员要根据教学文件材料的形成规律及时进行组卷、建档、归档。 3．教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果等与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。 4．教学档案一般不需装订成册，只需以教学文件为单位组成有序的体系，包括分类、排列、编目等，然后采用盒（袋）装的方法进行管理，以便于文件随时存取。 5．根据教学文件的收集管理规律，原则上相同内容的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料多时，可分别组成若干盒（袋），也可以根据材料的内在联系，对问题单一和材料较少的文件合成一盒（袋）。 6．归档的教学文件材料一般均为A4纸；对非标准规格的文件（如试卷）应专柜保管，但需填写与其它教学文件相一致的盒（袋）编号。属专项档案的文件，已归入其他类档案的，应在相关的盒（袋）内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。凡计算机打印纸质教学文件，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。 四、教学档案工作岗位责任 （一）主管教学工作的院领导职责 1．组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策，把教学档案工作列入学院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。 2．定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。 （二）教学管理部门的职责 1．制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。 2．加强与学院综合档案室的联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。 （三）各部门兼职档案员职责 1．做好本单位教学文件材料的形成、积累工作。 2．将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时将永久和长期保存的教学档案向学院档案室移交。 3．做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。 （四）教研室的职责 1．负责收集本教研室的教学文件等，向所在单位兼职档案员移交。 2．督促教师向本单位兼职档案员归档、移交各种教学业务档案。 六、本规定自颁布之日起实施。 七、本规定解释权在教务处。 附件： 巢湖学院教学档案范围和保管期限表 一级类目 二级类目 保管期限 教 学 文 件 各级各类教学管理工作方案、规章制度 永久 各级各类教学工作安排、通知 3年 年度教学工作计划与工作总结 永久 教学文件汇编 永久 校历 30年 课 堂 教 学 各专业开课计划 永久 各专业教学计划、教学大纲 永久 课程表 30年 教师任课表 30年 调停课申请审批表 3年 教材选用目录 30年 选修课学生名册 学生毕业后3年 考 务 考试日程安排 3年 考场巡视安排 3年 考场记录单 3年 考试情况通报 3年 期末考试试卷、评分标准、参考答案 3年 期末考试答卷 学生毕业后3年 考试考查成绩册 永久 学生平时成绩册 永久 试卷分析报告 永久 各类专业技能考试报名材料 30年 各类专业技能考试成绩册 永久 学生参加各级各类比赛材料及成果 永久 学 籍 学 位 招生计划 30年 学生录取名册 永久 招生情况统计分析 30年 新生入学登记表 永久 在校生名册 永久 学生学籍表 永久 学籍异动材料 30年 毕业审定材料 永久 毕业生名册 永久 学位授予审定材料 永久 学位授予名单 永久 奖学金申报材料及获奖学金学生名册 30年 学生