文書の電子化活用ガイド -m.pdfVIP

文書の電子化・活用ガイド 文書の電子化を行う際にはどのような文書の電子化が可能なのか、どのような要件を満たさなけ ればならないのかなど留意すべき事項が多くあります。 本サイトでは、文書の電子化を行うための基本的な情報とともに文書の電子化により企業の競争 力強化を実現した事例を紹介しています。ご活用ください。 ［入門編］ 背景 紙文書を取りまく環境 平成17年4 月1 日に施行されたe-文書法等、電子化を促進する制度環境について説明しています。 ● 紙文書保存の規制を緩和するe-文書法 ● e-文書法は産業界からの要望を受けe-Japan 戦略の一環として成立 メリット 文書の電子化によるメリット 文書の電子化を行うことによるメリットについて説明しています。 ● 目的は単なるコスト削減ではなく企業競争力の強化 ● 文書のライフサイクル全体を通したマネジメントが不可欠 対象文書 電子化が可能な文書 e-文書法によって電子化が可能になった文書は、各府省の省令により定められています。ここでは、 各省令における保存対象と保存を行う際の要件についてご覧いただけます。 ● 電子化が可能な代表的な文書 ● 各府省の法令と規定から対象文書と保存要件を確認する 基本要件 満たすべき基本要件 文書の電子化を行う際には、「見読性」、「完全性」など文書の性質に応じて満たすべき要件がありま す。ここでは、満たすべき４つの要件について説明しています。 ● 満たすべき基本要件を理解する 1/30 ［導入編］ 電子化の方法 具体的な電子化の方法 代表的な業種・業務について、電子化が可能な書類の例及び満たすべき要件を整理しています。 ● 代表的な業種・業務における電子化の方法 導入事例 電子化の導入事例 文書の電子化を導入することで、業務の効率化、顧客満足度の向上など企業の競争力強化を実現し た例が数多くあります。ここでは、その一部をご紹介します。 ● 導入事例 2/30 ［入門編］紙文書を取りまく環境 ● 紙文書保存の規制を緩和するe-文書法 情報技術（IT）が企業の事業活動に幅広く浸透したことで、従来の紙文書中心の業務は、電子化 文書中心の業務への移行が進んでいます。電子化文書は共有や検索、回覧などが容易なため、紙文 書と比較して組織の業務を円滑に遂行でき、事務効率を大幅に向上できるというメリットがあるた めです。そこで電子化文書やIT の活用をさらに促し、企業競争力を高めるための一施策として、 2005 年4 月1 日に「e-文書法」が施行されました。 e-文書法とは、法人税法や商法、証券取引法などで紙による原本保存が義務付けられている文書 や帳票の電子保存を容認する法律で、次の二つの法律で構成されています。 ・ 「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」（通則法） ・ 「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う 関係法律の整備等に関する法律」（整備法） 通則法とは、関連する法律を個別に改正することなく、個々の法律を改正したものと同様の意味 を持つ法律で、整備法とは、通則法の例外事項と、通則法のみでは対応しきれない部分を補うため の法律です。 通則法で新たに電子保存が認められたのは、カルテや処方せんに代表される医療関係書類、稟議 書などの会社関係書類などほとんど全ての文書です （※）。企業はこれらの文書をスキャナで電子化 し、ハードディスクやCD、DVD などの記録メディアに保存できるようになりました。逆に言えば、 電子保存をすることで、企業活動で日々発生する紙文書の破棄が可能になったというわけです。 （※）通則法でも電子化対象外となる文書 ① 緊急時に即座に確認する必要があるもの：船舶に備える安全手引書など ② 現物性が極めて高いもの：免許証、許可証など ③ 条約による制約があるもの 3/30 ● e-文書法は産業界からの要望を受けe-Japan 戦略の一環として成立 企業の業務活動で日々発生する文書や帳票の電子保存を容認する動きは、1997 （平成9）年頃か ら加速し、次のような法律が相次いで制定されました。 ・ 工業所有権に関する手続等の特例に関する法律（平成2 年法律第30 号）