2003Excel技巧之排序和筛选.docVIP

对于许多经常使用Excel排序功能的用户来说，“排序”对话框只允许一次性设置3个关键字的限制实在难以满足需要。在如图1211所示的工作表中，有一个5列数据的表格，如果需要按从左向右为关键字次序来排序，就成了一个难题，当单击菜单“数据”→“排序”后，在如图1212所示的“排序”对话框中，无法设置“完成日期”和“责任人”字段。 图1211? 包含5列的表格 图1212? 只能设置3个关键字的“排序”对话框 事实上，Excel的排序的关键字并不受上图中这个对话框的限制，是可以按任意数量的列作为关键字来排序的。用户只需要把握一个原则，就可以实现对超过3列的数据进行排序：在多列表格中，先被排序过的列，会在后面按其他列为标准的排序过程中，尽量保持自己的序列。 所以，对多列进行排序时，要先排序较次要（或者称为排序优先级较低）的列，后排序较重要（或者称为排序优先级最高）的列。 在本例中，因为列数并不多，甚至可以放弃使用“排序”对话框，而改用工具栏上的“升序排列”按钮，依次对“责任人”、“完成日期”、“开始日期”、“项目”、“类别”列进行排序。 另外，也可以通过使用两次“排序”对话框来完成排序：在第一次使用时，将“完成日期”作为主关键字，将“责任人”作为次要关键字；在第二次使用时，按图1212所示进行设置。 最近完成的排序效果如图1213所示。 图1213? 多列排序最后效果 当把表格的数据按数字或字母顺序进行排序时，Excel的排序功能能够很好地工作，但是如果用户希望把某些数据按照自己的想法来排序，在默认情况下，Excel是无法完成任务的。 在如图1221所示的表格中，记录着公司职工的津贴数据，其中B列是所有职工的职务，现在需要按职务大小来排序整张表格。 图1221? 职工津贴表 此时，如果用户以B列为标准进行排序，无论是升序排列还是降序排列，都无法得到令人满意的结果。图1222显示了对B列按升序排列的结果，从图中可以看出，Excel实际上是按照首个字的字母顺序来排序的。那么，如何才能让Excel按照用户所希望的方式来排序呢？ 首先，用户需要告诉Excel职务大小的顺序，方法是创建一个自定义序列。有关自定义序列的更多技巧，请参阅技巧51。在本例中，用户需要创建一个有关职务大小的序列，如图1223所示。然后，使用下面的方法，能够进行职务大小排序。 图1222? 默认情况下的排序结果 图1223? 职务大小序列 单击数据区域中任意单元格，如A2。 单击菜单“数据”→“排序”，出现“排序”对话框。 在“排序”对话框中，选择“主要关键字”为“职务”，排序方式为升序，如图1224所示。 图1224? 在“排序”对话框中设置主要关键字为“职务” 单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在出现的“排序选项”对话框中，选择“自定义排序次序”列表框中的职务序列，如图1225所示，单击“确定”按钮。 图1225? 设置自定义排序次序 单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框。 如此操作后，表格中的数据就按照职务由大到小的顺序进行排列了，最后结果如图1226所示。 图1226? 按职务大小排序的最后结果 注意 在使用自定义排列次序进行排序时，此次序将应用到“排序”对话框的3个关键字中，而无法为每个关键字设置单独的自定义次序。如果表格中每列都需要使用不同的自定义排列次序，则需要通过多次使用“排序”对话框，每次选择一种自定义排列次序。排序的顺序是先排序较次要（或者称为排序优先级较低）的列，后排序较重要（或者称为排序优先级最高）的列。 在默认情况下，Excel对中文字的排序方式是按照“字母”顺序的，以中文姓名为例，字母顺序即按姓的拼音的首字母在26个英文字母中出现的顺序进行排列，如果同姓，则依次计算名的第二、第三字。图1231中显示的表格包含了按字母顺序排列的姓名数据。 图1231? 按字母顺序排列的姓名 然而，在中国人的习惯中，常常是按照“笔划”的顺序来排列姓名的。这种排序的规则是：按姓字的划数多少排列，同划数内的姓字按起笔顺序排列（横、竖、撇、捺、折），划数和笔形都相同的字，按字形结构排列，先左右、再上下，最后整体字。如果姓字相同，则依次看名第二、三字，规则同姓字。 在Excel中，已经考虑到了这种需求。以上面的表格为例，使用姓氏笔划的顺序来排序的方法如下。 单击数据区域中任意单元格，如A2。 单击菜单“数据”→“排序”，出现“排序”对话框。 在“排序”对话框中，选择“主要关键字”为“姓名”，排序方式为升序。 单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在出现的“排序选项”对话框中，单击方法区域中的“笔划排序”单选按钮，如图1232所示，单击“确定”按钮。 图1232? 设置按笔划排序 单击