报刊信件治理轨制.docVIP

报刊信件、快递管理制度 1目的： 为规范信件、报刊管理，确保其准确投递和分发，特制定本制度。 2适用范围 适用于公司各部门。 3职责权限 3．1行政门：负责制定并贯彻落实本制度。 3．2各部门：执行、配合实施本制度。 3．3行政经理：负责监督本制度的实施。 4术语定义 无 5工作程序 5．1本规定所称指报刊收发管理、信件包裹收发管理、业务快递收发管理。 5．2公司按季度或年度所订制的报纸及一般性业务广告宣传画册、产品说明书类刊物由公司保安室当班人员直接收取，在签收后即刻交前文员处，由前台文员按规定管理、挂放。业务广告宣传画册、产品说明书类刊物统一提交行政经理处亲启，分类后发放至相关部门保存参考。所有报刊及业务性产品画册资料禁止滞留保安室，若有违反将追究保安队长工作责任并作出处罚。 5．3信件收发管理 5．3．1公司员工信件、特快专递，如：（家书、信用卡账单、EMS、包裹等）；由公司保安室当班人员直接签名收取并在[信件报刊登记表]上做好内部。收取信件后需在上午12点、下午17点前由当班保安即刻将收收件人姓名公布予[信件领取通知栏]内；信件当事人向保安出示工作证后签名领取。若在[信件领取通知栏]内公布7个工作日未领取的信件、EMS、包裹等；由保安队长做好登记，在下次投递工作人员前往本公司时负责中性退回处理；声明：（不包含请长假员工）。若示严格落实执行将追究保安队长工作责任并作出处罚。 5．4业务型快递收发 5．4．1公司所有业务性快递由保安室当班人员直接签名收取并做好内部登记，在签收后每天上午10点、下午15点前送往署名的收取人，同时要求收取人在[业务型快递登记表上]签名确认。若遇署名的收取人出差外出、请假、离职情况时；可由同部门相识的同事代收，同时在[业务型快递登记表上]签名确认。 5．4．2公司所有业务性发出的快递由当事部门相关工作人员在每天上午9点、下午15点前自行填写好快递单、打好物品包装、开好物品放行条提交至公司前台，由前台文员做好统计、通知对应的快递公司上午10点、下午16点前前来收件；所有快递外出的物品必须按规定存放于前台办公位的隐蔽位置做好保存、保管。当班保安根据签批生效的[物品放行条]验收放行快递物品。 5．5其他 5．5．1未经公司及当事人以及部门最高领导许可，信件、EMS、包裹、业务快递等物品，经手的传递部门及个人禁止拆散打开；若有违反者计小过去以上处罚，情节严重者及已给单位或个人造成巨大损失、损坏的立即开除；公司或受害个人有权保留通过法律追究当事人的民事或刑事责任。 5．5．2严禁使用公司对外的月结快递业务公司办理私人或工作无关的快递事宜；若因个人需要确实需借用公司的渠道则必须注明为个人物品业务；并以到付或本人现金支付方式知悉前台工作人员办理。若有违反者快递当事人及前台工作人员计小过以上处罚。 6相关文件 无 7相关记录 7．1《业务型快递登记表》 《信件报刊登记表》 《物品放行条》 8流程图 8．1报刊的收发管理：保安室收取→保安转交前台→前台分类挂放提交 8．2信件收发管理：保安室收取→当班保安登记公布→员工凭证领取 8．3业务型快递收发： 收：保安室收取→当班保安登记送达 发：部门填补包装物品→前台登记登记确认联系→快递公司收件→保安验单放行 9附件∕附录 无