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行政管理、文书岗位说明书（岗位说明书模板） 岗位名称 行政管理、文书 岗位编号 所在部门 办公室 岗位定员 直接上级 主任/副主任 直接下级 工资等级 等 岗位分析日期 2012年02月 岗位目标：在“支撑煤炭、引领煤化、拓展多元”的发展战略和“唯才是举、兼容并蓄”的人才理念的指导下，，做好研究院的人力资源规划，构建良好的选人、用人、育人及留人机制，保证研究院人力资源供给，掌握员工动态，带领部门员工不断提高业务水平，为研究院实现“国际一流的综合性能源化工科技企业”的愿景目标提供智力支持。 岗位职责： 职 责 一 职责表述：承担办公室接待服务等工作，为各部门工作的顺利开展提供保障。 工作任务 1、根据工作需要和领导安排，在院办主任/副主任的领导下，编制上级单位和领导、重要客户及来宾的接待方案，经批准后将接待方案发至相关领导和部门。 2、根据领导安排，承担研究院重要内部关系的接待服务工作，编制来宾接待方案，经主管领导批准后组织实施，具体联络协调研究院内部相关接待人员做好接待服务工作。 3、根据领导安排，承担一般性内外部关系的接待服务工作。 4、根据主管领导安排，为在研究院外就餐的重要客户、来宾安排就餐地点和接送车辆。 5、根据《招待费管理规定》，按照主管领导批准后的公司内就餐客饭单，为各部门接待的公司内就餐人员安排就餐，并做好台帐登记记录。 职 责 二 职责表述：负责办公室日常行政管理，做好后勤保障。 工作任务 1、承担企业行政印鉴、各种证照的管理工作，确保合规使用和有效管理。 2、协调研究院各部门、各单位之间的关系，上情下达，确保内部沟通顺畅。 3、根据研究院领导或主管领导的安排，组织相关人员做好领导外出旅程的周密安排，为领导的旅程提供良好的后勤保证。 职 责 三 职责表述： 负责办公室日常事务工作。 工作任务 1、承担本部门内人员考勤、工资、保险及费用报销等各项日常管理工作。 2、承担本部门劳保用品及日常办公用品管理及报刊杂志的订阅、发放。 职 责 四 职责表述：保证公文及时正常流转，并妥善保管文件资料，并监督决议落实情况。 工作任务 1、根据收文处理程序，及时对文件、信件、资料等进行签收、登记、分办、分送、承办、催办，保证文件要求事项的快捷有效办理。 2、根据发文处理程序、参与、协助、监督公文的拟稿、核稿、会签、签发、用印、制发，保证公文得到及时快捷的办理。 3、根据研究院文件管理相关规定，为有关部门和领导办理文件、资料的查阅或借阅，并负责登记、回收等管理工作。 4、根据文档管理有关规定，负责文书资料的定期整理、及时归档工作。 5、根据研究院必威体育官网网址制度的要求，负责督导传阅，妥善保管、回收、清退必威体育官网网址文件。 职 责 五 职责表述：会议安排管理工作。 工作任务 1、根据月度重点工作计划和院领导的安排，承担班子成员每周会议日程的安排工作，确保各项会议有序顺利召开。 2、根据研究院领导部署和会议安排计划，承担院务会、班子例会和专题会议等会议的组织筹备及会议记录等工作，牵头组织有关部门进行专题会议的筹备。 职责六 职责表述：完成领导交办的其他工作。 岗位权力： 工作协作关系： 内部协调 办公室、研究院各部门 外部协调 上级单位 岗位任职资格： 教育水平 本科及以上 专业 企业管理、中文或其他相关专业 工作经验 2年以上工作经验 知识 熟悉文件管理、机要管理制度及流程。 技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具备一定的英语应用能力。 个人素质 较强的组织沟通协调能力和文字处理能力。 其它： 使用工具/设备 计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、录音录像 工作环境 室内 办公场所 工作时间特征 正常工作时间，偶尔加班 所需记录文档 通知、简报、汇报材料、工作总结、研究院文件 考核指标：