ERP采购流程.docxVIP

（一）、采购计划流程 1、采购计划执行主流程如上图所示；2、由物流部根据年度采购计划，分解成《月度采购计划》，由部门主管审核，财务审核、总经理（授权人）审批。3、物流部根据采购计划，联系供应商，考查供应商资质，建立优质供应链体系。与供应商询价、议价、订立采购合同，重大的设备工程采购应采用投标方式。4、已订立合同的，采购员应在合同签订完毕的第2个工作日内，在ERP系统中完成“采购价格管理”维护。（二）、采购、入库流程 1、物流部根据《月度采购计划》在ERP系统上，编制《进货订单》，由部门主管审核，经总经理批准。在系统外按标准格式填制《采购订单》，要求供应商按采购订单发货，批送货数量不得超订单的10%，超出部分，仓库应拒收。2、供应商送货抵达本公司，采购员将《收料通知单》分别传递至仓库和品质部。仓管员按单点货、点数，来料检验员按单检验；检验完毕出具《检验报告单》，仓管员凭《检验报告单》办理入库。仓管员在ERP系统中，通过《进货订单》生成《进货单》，并打印，仓管员按单办理实物入库，并进行有效的仓储管理。3、供应商送货，经检验不合格，不得入库，直接退回；不能直接退回的，和供应商协商后处理；4、财务部负责监督“采购、入库流程”的正确执行。（三）、采购发票流程 1、物流部负责与供应商联系已送货物的发票办理。2、供应商开发票之前，采购员应与供应商对账，开票数据核对一致后，供应商根据对账结果开具正规发票，由采购员签收发票，首先应对发票记载事项进行核对，确认无误后，登记业务台账后1个工作日内，将发票传递到财务部，并办好发票签收手续。3、采购员收到发票有瑕疵，应及时与供应商沟通，退回发票，并督促供应商及时补开发票。4、财务部签收发票后，应及时对发票进行审查，审查范围包括发票真伪、业务真实、业务票据一致等。财务部根据《进货单》、《检验报告单》、《发票》三单汇齐后，在ERP系统中，由《进货单》生成《进货开票》。《进货开票》与《进货单》钩稽后，进行材料入库核算；检查核算正确后，编制凭证，并及时进行总账与供应链账目核对一致。5、经财务审查，不合格的发票，返回至采购员；采购员应及时与供应商进行沟通，并将发票及时退回供应商。6、各经手发票的部门与人员须持严谨工作态度，确保发票在流转过程的完全，由于管理不善等导致的发票遗失，由直接责任人承担赔偿责任，部门经理承担管理责任。7、具体采购发票流程见上图所示。（四）、退货流程 1、物流部负责与供应商联系退货、补货、红字发票等事宜。2、供应商开发票之前，采购员应与供应商对账，就退货事宜达成一致后，采购员将《退货通知单》传递仓库，通知仓管员准备退货事宜。仓管员根据《退货通知单》生成《进货退货单》，仓管员按单整理退货，包装好、清楚标识，放置在特定退货区域，由采购员检查后发运给供应商。3、采购员与供应商协商一致，退货需补货的，由供应商及时办妥补货，补货入库流程参照“采购、入库流程”。由采购员提示财务人员在ERP系统中就退货与补货在《进货单》中“对等核销”。4、采购员与供应商协商一致，退货不补，且有未开发票的送货，可直接在送货中抵消开票数量。5、采购员与供应商协商一致，退货不补，且无未开发票的送货，由采购员填写《退货协商》，列明退货信息资料与相关的采购发票号码，交财务至税务机关办理《开具红字增值税专用发票申请单》，并从税务机关取得《开具红字增值税专用发票通知单》，交采购员签收后，寄给供应商开具红字增值税发票，在ERP系统中的操作流程同“采购发票流程”。6、具体退货流程见上图所示。