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物业项目公司档案管理制度 物业项目公司档案管理制度提要：检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入 地产e网 物业项目公司档案管理制度 第一条 管理原则： 一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。 第二条归集整理： 一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。 二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第三条分类编号 一、档案分类 （一）档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程维修保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大采购合同。 （二）各部门档案范围 1、行政人事部行政 （1）通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。 （2）公司年度、季度、月份工作计划、总结。 （3）公司部门主管、系统工调函及任免报告。 （4）公司重大事投诉报告、处理决定。 （5）通报表扬。 （6）机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。 （7）公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。 （8）公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 （9）公司大事记。 （10）公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事 （1）中级职称、员工技工职称资料。 （2）员工培训计划、培训实施方案、考核规定。 （3）上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。 （4）员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。 （5）员工的奖励、处分的决定和通报。 （6）职工调资、转正、定级、考核等文件。 （7）员工花名册。 （8）采购合同。 3、安护部 （1）上级公司消防、治安工作，通知、批复。 （2）小区重大消防、治安报告及相关文件。 4、财务部 （1）上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。 （2）小区管理费调整的请示、通知。 （3）上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。 5、工程部 （1）工程维修保养承包合同及外派工程合同。 （2）工程重大技改项目、图纸。 （3）工程重大事故报告。 （4）工程重大投诉诉处理资料。 （5）重大意外造成的小区局部损失情况报告。 物业项目公司档案管理制度提要：检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入 地产e网 （6）小区维修资料。 6、客户服务 （1）合同（防蚁、绿化、清洁）。 （2）写字楼、商场等管理规定。 （3）重大投诉、重大事故处理意见。 （4）用户资料。 （5）装修指南。 （6）用户手册。 二、档案编号： （一）按照分类大小级别按次序编号。 （二）按照年度时间按顺序编号。 （三）按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。 第四条立卷目录 一、立卷： 就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。 （一）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸。 （二）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成。 （三）制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3cm位置处，并排列在档案柜中； （四）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。