物业公司文书管理标准作业规程（四）.docVIP

物业公司文书管理标准作业规程（四） 物业公司文书管理标准作业规程（四）提要：正文：是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚 物业公司文书管理标准作业规程（四） 目的 规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。 适用范围 适用于物业公司及下属项目、部门的文书管理工作。 职责 总经理负责所有发文审批。 部门经理负责本部门文件的拟制与审核。 人事行政部负责公司文件格式及内容的审核打印、文号管理、用印管理、。收发及归档工作。 程序要点 格式。 种类。 （1）按《国家行政管理与处理办法》有关规定要求，常用行政文书包括：命令、指令；决定（决议）；指示；公告、通告（布告）；通知；通报；请示；批复；函；会议纪要；计划；总结。 （2）根据物业管理特点，可引入以下文件类别： 上行文：请示、报告、计划、总结； 下行文：批复、决定、通知、通告、通报； 平行文：函、会议纪要。 文件标题： （1）行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清晰、美观为原则； （2）标题统一使用2号黑体字，放在纸间隔线以下，文号上方居中位置。 发文字号：简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容： （1）根据发文顺序及发文时间对文件编号。 （2）物业管理公司文号作为以下统一规定。 物业公司文号：如：昌达物发［2000］15号，是指物业管理公司2000年所发的公司第15个文件。 （3）文号统一使用5号宋体字，放在文件标题下一行的偏右位置。 （4）公司文号由人事行政部统一管理。 （5）其他部门发文部门需到人事行政部登记领取文号后，方可发文。 秘密等级和紧急程度，用来确定发送方式及办理速度： （1）普通文件不加注明； （2）秘密文件必须在文件的左上角位置注明“秘密”字样； （3）急件必须在文件的左上角位置注明“急件”字样； （4）为示区别，一般用红色字体进行标注，统一使用2号宋体字。 主送机关：是指用来处理或答复中有关问题和有关事项的机关； 应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用“冒号”； 主送机关不止一个时，要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列，中间用“顿号”隔开； 根据文件内容量，一般选择使用4号或小4号宋体字。 正文：是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚： （1）正文文字一律自左而右横排； （2）要合理地划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字； （3）正文字体与主送保持一致。 附件：通常指随正文发出的补充说明 （1）如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明“附件：×××”字样；如果附件较多，还须编上序号1、2、3……末尾用分号，最后一个附件用句号结束；文件无附件的无须注明； （2）要写明附件的全称； （3）附件字体与正文相同。 落款：指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身份）署名： （1）落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相当于书信中具名的位置； （2）如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行“（此页无正文）”字样； （3）落款字体与正文相同。 日期： （1）一般应写发文日期； （2）会议通过的文件应写会议通过的日期； （3）重要的文件应写签发的日期； （4）日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。 盖章：是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般情况下文件都应加盖印章（单位经理署名除外）： （1）盖章应在打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手 物业公司文书管理标准作业规程（四）提要：正文：是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚 并登记； （2）印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。 文尾：指落款以下的页面部分，位于末页下端，包括：抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容： （1）文尾与文件日期中间应有间隔，一般需用一直线分割以示区别； （2）文尾字体与正文相同，另行顶格； （3）抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或