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机关常用公文格式培训 威海工业新区管委办公室 二○一○年十月 常用公文种类及适用范围 通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 请示 适用于向上级机关请求指示、批准 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 常用公文种类及适用范围 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法 批复 适用于答复下级机关的请示事项 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 公文格式概述 格式要求 页边距：上—3.2厘米，下—3.2厘米，左—2.8厘米，右—2.3厘米 文字格式：正文用3号仿宋体字，如有小标题，第一级可用黑体字，第二级可用楷体字 文件格式：仅限Word文档，不采用WPS、记事本、文本等文档格式 字体的安装 复制字体文件 点击进入我的电脑—本地磁盘（C:）—名为Windows的文件夹—名为Fonts的文件夹——右击鼠标选择粘贴 公文构成 由眉首、主体、版记三部分构成 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记 眉首构成 秘密等级和必威体育官网网址期限 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和必威体育官网网址期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和必威体育官网网址期限之间用“★”隔开 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文过多，必须保证公文首页显示正文 字体一般用创艺简标宋 发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成 发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字 如果各类公文比较多，可细分发文字号：通知类用XXX发〔2010〕1号，请示用XXX请〔2010〕1号，函用XXXX字〔2010〕1号 签发人 上报的公文（常用的是请示、报告、意见等）需标识签发人 签发人平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，前方人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人，主办单位签发人置于第1行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，应使最后一个签发人姓名与发文字号处同一行 主体构成 公文标题 构成：发文机关+文件名称 红色反线下空2行，用2号小标宋体字（方正小标宋） 可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；主送机关之间用逗号隔开；最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送 公文正文 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格 页码用4号半角白体（仿宋、宋体、楷体）阿拉伯数码标识，数字左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字（即对齐方式选择外侧）；空白页和空白页后的页不标识页码 结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）” 附件 如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称 附件如有两个以上，需用序号标识，例如：附件：1.XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订，并每个附件应单独另起一页排版（不与正文放在一页），并在附件首页左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，例如：附件1 成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”，例如：二○一○年八月二十五日 位置：成文日期居右，且右空4字，一般正文下空4行 公文生效标识 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期 联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期；两印章间互不相交或相切； 联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之