仓库票据开具流转管控制度.docxVIP

仓库出库票据开具、流转管控制度目的：为加强公司内部管理，理顺仓库票据管控关系，规范流程，特制定本制度。二、实施范围：成都牛车水食品有限公司各职能部门、子分公司。三、管控类别：正常销售出库单据；陈列、试吃等出库；搭赠出库单据；报损单据；入库单据等。四、出库的具体管控内容一）、正常销售出库单据票控示意流程票控环节：1、订单：需经业务员或业务经理核订单并签字确认或OA流程审批。2、订单→制单：制单前，a根据订单查询管家婆系统账面库存余量，若不足，及时沟通调整订单；b需收集整理是否为活动特价等资料；c若是业务员要求制单员匹配各货品，需匹配后报业务员确认；d制单完成，制单员需要复核，确保所录入信息正确（包括品名、规格、数量、发货价等）；e及时通知审核员审核单据。3、制单→审单：审单员接到制单员通知，即时审核。审核制单员所录入信息是否完整与正确，发现差异或不当之处，及时通知制单员修正。审核通过的，即时通知打单员。制单员与审核员严禁同一人，制单员设置一人，若休假，安排代班并做好交接工作。4、审单→打单：打单后，即时通知业务员（电话、微信、QQ信息等），取得业务员确认。并做好沟通内容记录（建立沟通记录簿）。装单前，制单员与审核员均需手工签字确认，特殊情况可补签。5、打单→装单：a仓库负责人组织人员按单准确无误配货并装货；b配货中发现货品数量不足等情形，即时通知制单员→办理退单手续，并在退单上注明原因及备注原单据号码，备查。严禁反审核修改或删除销售单据（除领导同意的外），严禁缺号重号。建议销售单做改进：订单计划量、仓库实发量、客户实收量，可有效避免“杠单”。6、装单→送单：货运司机持财务联、客户联、司机联、门岗联（赊销收款联）送货，领出单据时，库房负责做好单据领出登记。若设门岗，门岗需持门岗联核查货品，无误后，司机方可启程送货。门岗联留存门岗备查。若无门岗，门岗联则为赊销收款联，与财务联、客户联、司机联一并随货送至客户处。仓库联留存库房备查。送单前，仓库发货人、仓库负责人、司机需手工签字确认。随货同行的销售单，仓库需指定专人登记销售单台账，包括客户名称、单据号码、单据金额、送货人、领单人等内容，销售单返回后即时登记回单时间，收集整理人签字予以确认。严禁所有联次随货同行。7、送单→验单：1）、照单全收，客户签字确认后返回财务联、司机联、收款联，客户联交客户对账用。2）、拒收部分货品，随车返回，司机及时电话通知库房负责人，汇报送货验收情况，库房负责人→制单员（退货到库房验收后办理退货入库手续）。若送货量与客户实收量不符，暂时允许客户在销售单上签注实收数量、客户名字、时间，司机随即联系仓库负责人做退单与退货处理准备。是否存在收款情况？如何处理？8、验单→回单/核单：司机联与仓库联匹配同存，财务联与收款联整理后，做好移交财务部门工作。销售联单返回后，即时登记，签注收单人姓名、时间。9、回单→传单/交单：库房指定专人按天整理管家婆系统开具的销售单并建立台账，不论是否发货，均需登记台账，并做好核实销号工作（每天开单总量、回单数量、未回单数量、未领出数量），若是系统原因造成断号或重号，需仓库负责人核实后签字确认，并注明“系统原因断号或重号”。若是人为原因，需追查落实责任。落实专人负责整理并传递销售单据，交接时双方签字确认。交接表一式叁份（根据需要增减），库房一份、第1接收人一份、第2接收人一份。10、异常情况处理差异调整申请表：如超市搞活动送货，虽确定档期时间，但存在提前或延后特价供货，与原供货单价存在交叉期的，需差异调节申请，待领导审批后传财务做调账用。11、订货单随销售单财务联同存。若为OA系统，经审批后的订货单随销售单一并打印后传财务做入账依据。12、单据传递至财务环节后，次日内完成入账，单据整理工作交会计助理办理。13、后手发现前手有不当之处，即时征询相关经办人员的意见，妥善处理，若无法处理，及时联系有关领导合理处理，不得无故压单拖单，影响下一环节工作开展，一经检举核查属实，造成损失者，严惩不贷。14、财务：收到单据后，按照财务制度要求审核相关人员签字是否齐备，销售单与销售退货单是否匹配等，发现不当之处，通知当事人纠正，同时报告人事部门做业绩考核。15、处罚措施：送单→交单（含）环节，任一环节掉单，处罚该环节当事责任人500元/单，并追查该单金额50%赔偿责任。应签字未签字者，按单每一处20元。每单流转时限：市区、郊县、商超当天内返回到库房核单销号。其他不超过三天内返回到库房。每延一天处理送单人100元。二）、样品、陈列、试饮品票控示意流程业务员提报书面申请，经领导审批同意后，传递制单员制单，其他流程要求同上。在交单环节时，该申请随财务联，一并传财务。三）、搭赠提报经领导审核后的书面搭赠申请。传递制单员制单，其他流程要求同上。搭赠申请，需财务会计核签