项目现场人员报销制度试行稿2.docVIP

项目现场人员报销制度-试行稿 第一条 为进一步完善 HYPERLINK /view/78884.htm \t _blank 财务管理，严格执行 HYPERLINK /view/3715323.htm \t _blank 财务报销制度，配合项目管理部快速报销流程的实施，合理控制项目经营费用，根据项目经营活动的特点，特制订本制度，本制度适用于项目经理或项目助理等常驻现场人员。 第一章 报销流程 费用报销流（借支）程图： 审核 填写《工作日志》（本周情况及下周详细计划，附上本周发生费用的发票照片） 部门主管审核 项目管理部 现场人员 办理报销（借支） 工程总监审批 报销方式和流程：报销工作遵循“每周贴，每周报，每月寄，当月清”（方便记忆，周贴，周报，月寄、月清）的原则。 ①每周贴、每周报：将报销和工作日志周报相结合，要求工作日志中必须体现当日所有费用明细（必须是明细，每个数据对应一张发票），以方便项目人员自身贴票以及项目管理部审核纠偏。要求项目人员每周要认真详细填写工作日志（本周工程进度及费用发生详细情况及说明、下周工作计划、下周工作预算等）发给主管及项目管理部，本周的发票必须整理好并贴好单，将单据贴好后拍照（必须能够照清楚每张发票的全部），每周的发票和工作日志费用说明经部门主管审批、项目管理部核实后，即可进行报销，项目管理部文员负责将本周报销费用通过快速报销周转金账户汇给现场人员,如果有特殊招待费（500以上）等，要填写明细经OA协同给主管、院长审批同意，抄送项目管理部备案后均可汇款。 ②每月寄：现场人员必须在每个月的月底将贴好的当月所有纸质版票据寄回项目管理部，寄出时间要保证项目管理部在每个月最后一天前收到纸质票据（自寄出起至当月末剩下几天的费用进入下月报销）每月寄回实际报销的费用，补充入项目管理部快速报销周转金账户循环。（若财务有扣减，扣减原因、额度项目管理部文员会实时反馈给项目现场人员，在下次报销时冲减。） ③当月清：所有当月的费用必须当月寄回院里报销冲账，否则不允许再借支。 第二章 费用报销（借款）制度 个人借支实行“前款不清，后款不借”的原则， 项目经理部部门主管应对本部门员工现场发生费用及工作计划借款负责整体管控，对形成坏账的借款，由部门负责人承担赔偿责任。 为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，费用发生过程中，原则上当事人一切事项报销的单据均必须取得合法、合理的凭证。如：合约或协议、合法的票据等，合法性、合理性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据项目管理部门有权拒绝，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务剔除的部分支出，公司不予以承担，由当事人自行负责。（如：虚假发票，经办人应负责补充替换。） 费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，按照每周贴一份分开。粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。差旅费（车船票、机票、住宿费）的报销应填写差旅费报销单，差旅途中发生的招待费用应以费用报销单的形式另行报销，不得混在一起报销。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的项目管理部可要求当事人改正，不改正的有权予以拒绝受理。 当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全并附上费用明细底单（要与周报拍照电子版一致），并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。 当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门主管进行审批，。部门主管应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性、是否符合费用标准等进行审查，部门主管审查无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。（为避免部门主管审批签字不及时，项目人员可同时将报销明细通过oa协同发给主管理部门主管，同时抄送项目管理部。此类情况下需注意申报内容格式、及批复格式。经部门主管OA审批、项目管理部核实后，由项目管理部打印明细，可在主管理部门经理签字缺省的情况下提前报销（主管部门经理返回后需补签）。 项目人员将取得经过本部门经理审批签署后的“费用报销单”送交项目管理部进行审核，项目管理部每月统一重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性、合理性审查，对费用金额的计算进行复核稽查。项目管理部审查无异议后，报送工程总监及财务审批报销。 审批完成的“费用