文件管理制度教程.doc

 PAGE \* MERGEFORMAT 15 山东XXXX有限公司 文 件 管 理 制 度 TKH/综字-031-2012 替代TKH/综字-020-2008 适用范围 集团下发的文件、通知； 集团对公司批复的呈报； 政府部门下发的公文、通知、法律法规、电报、信函、资料； 公司报政府部门的报告、申请及上级领导的批复件； 公司管理制度、规定、流程、通报、嘉奖、通知、会议纪要、公司内部呈报； 部门内部管理规定、流程； 出差人员参加会议带回的非技术性文件、资料及本公司在会议上的发言材料； 外部来信来访及处理结果，公司大事记，反映本公司生产经营情况、先进人物事迹及公司领导工作等的音像制品； 技术文件、工艺文件、质量文件、程序文件、销售合同、发货记录、用户信息、采购合同、供方质量协议、供方管理记录、过程管理记录、质量管理记录、设备资料（??软件）不在本范围。 职责 综合部是公司上述文件的管理部门，主要负责： （1）非人事类来文（项一、1～项一、4）的签收、传阅、发放、存档； （2）文件的文号分配、合规性审核，文件发放、登记、归档； （3）定期组织文件修订、作废，作废文件的监督收回及销毁，项一、1～项一、8文件的备案，人事类文件归档目录的保存； 人事部是公司人事类文件的归口管理部门，主要负责： 公司人事类文件的起草及向集团呈送，发放、登记、归档；集团下发的人事类文件规定的签收、传阅、归档； （2）及时向综合部报送人事类归档文件目录； 各职能部门或流程主导部门负责文件起草、传阅、会签、执行及本部门日常工作形式文件、资料的归档； 收文管理 所有来文要严格按照签收、阅批、分发、归档的程序办理； 来文签收 按附件1格式填写记录。在签收和拆封时需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 来文阅批与分发 文件管理部门按文件内容和性质在一个工作日内呈送公司领导（或分管领导）阅批，根据批示意见传阅或复印分发，需其他部门办理的文件转交相关部门负责人。阅批文件一般不超过两天，阅完签名，原件转回综合部（人事文件转人事部）。 传阅密级文件应遵守传阅范围和必威体育官网网址规定，不得将有密级的文件带回家或公共场合，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容； 综合部对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件函电应立即指定专人办理。如需备查，应按有关必威体育官网网址规定，并征得综合部同意后，予以复印或摘抄； 来文原件应在阅签或处理完成后，七个工作日内编号、归档； 出差人员参加会议带回的非技术性文件及资料应在七个工作日交综合部进行登记编号、归档。 发文管理 以下类型文件应下发公司红头文件，红头文件的格式见附件2。 公司重大经营管理制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件； 公布公司机构变动、干部任免事项或员工解除劳动关系等； 公司其他重大事项； 以公司名义上报集团的呈报及公司内部呈报按附件3格式，不盖章； 公司级管理制度、规定、流程等文件应由综合部分配文号，由相关部门起草，综合部审核，总经理、董事长批准后由综合部发放、存档。行文正文加盖公司章。 （1）文号格式为TKH/××字—×××—×××× 部门简称 流水号（三位） 年份（四位） 部门简称：综（综合部）、人（人事部）、技（技术部）、工艺（工艺部）、供（采购部）、制（制造部）、质（质检部）、财（财务部）、市（市场部）、浇注（浇注式互感器事业部） 流水号为001-999，采用唯一编码，与年份不关联。 （2）对原有文件的补充修订，文号格式为原文号后加“（修×）”字，“×”为流水号。 业务流程起草部门为流程主导部门，管理制度、规定起草部门为主要职能部门。 4、部门内部规定由综合部分配“内字”文号，承办单位起草，业务关联部门、综合部审核后报主管副总、总经理签批。签批后的文件到综合部（人事规定同时到人事部）存档、发放。部门内部文件不得与公司文件相抵触。行文正文加盖综合部章。 （1）文号格式按TKH/××内字—×××—××××； 部门简称 流水号（三位） 年份（四位） 部门简称：同3、（1） 流水号为001-999，采用唯一编码，与年份不关联。 （2）对原有文件的补充修订，文号格式为原文号后加“（修×）”字，“×”为流水号； 5、公司通报、质量通报、嘉奖令、通知等短期执行的文件，由综合部分配“临字”文号，承办单位起草，总经理或董事长批准后发放，此类文件不盖章。 （1）文号格式按TKH/××临字—×××—××××； 部门简