龙湖地产档案管理制度.doc

PAGE  PAGE 7 重庆XX地产发展有限责任公司 档案管理制度 1.目的 为加强公司档案的管理、收集和整理工作，有效保护和利用档案，为公司的各项工作服务，特制订本制度。 2.权责 2.1档案是公司工作活动的真实记录，每位员工都有帮助档案形成和保护档案的义务。 2.2公司档案工作实行领导负责，行政人事部经理分管，行政人事部具体办理的组织形式。 2.3行政人事部应建立健全各类材料的归档制度。凡部门工作活动中涉及到的具有保存价值的档案资料，交行政人事部归档。对应当归档的文件材料，任何个人不得据为己有。 3.原则 档案实行集中统一管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于各方面利用。 4.管理内容 4.1资料管理分类： 4.1.1在分类管理当中，把资料按照不同的类别归档。公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、报表、会议记录、合同契约、出版原件、名册、图纸、重要录音录像资料、照片原件、计算机软盘、光盘以及反映公司或本部门工作、活动的各种文书材料都属于应归档的文件，归档保存。 4.1.2具体分类： 人事资料：包括员工档案和员工劳动合同；行政资料：包括公司证件、会议记录、闭路的影像资料等；总经理专属资料，总经理签字归档的文件资料；设计部资料：主要是图纸，分为报建图纸、报审图纸、报规图纸；工程部资料：签证单、技术变更单等，项目完成后将总报告交公司档案室存档；开发部资料：项目的规划许可证、验收合格证、意见书等。公司各部门在工作中签订的商务合同、商务协议，以及其他需要存档的文件资料。 4.2存取流程 4.2.1归档基本原则： 是按照文件材料的自然形成规律和特点，保持它们之间的有机联系，区分不同价值（期限）分类归档，使保存的档案正确地反映本公司的各项活动，便于保管和利用。分类后的资料归入文件柜内，在每一个文件柜内再建立索引目录，注明文件柜内存放的资料内容，归档时间，数量，资料编号等，做到一目了然。 4.2.2归档资料的装订格式： 书类资料要求以A4纸大小的规格装订成册，如归档内容的纸张大于A4纸的一律要求裁减或者将纸张折叠成A4纸规格后装订；其他如报表、凭证类的资料同样要求归档时规格统一，确保同一类的报表、凭证装订大小规格相同。凭证、报表资料归档时如有单据编号的按单据编号排列，如没有单据编号的归档部门要自行编号后装订。 4.2.3存档时间： 人事档案、工程资料、商务合同、商务协议、开发部不资料随时归档；设计部图纸资料每周存档一次；闭路的影像资料每个月存档一次。各部门资料存档时，相关人员做好归档目录清单。 4.2.4存档签收： 部门资料存档时，只能由部门内业与档案室管理人员交接签收事宜，并填写《存档案登记表》，无内业的指定固定人员完成。 4.3档案借阅： 根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。填写《档案借阅记录表》，借阅人签字、分管主管审核、部门经理审批，通过后方可借出档案室。借阅人用完资料应立即归还，同时所借阅资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失或资料机密泄漏。公司重要文件需总经理批准的，必须有总经理签字才可借出档案室。 4.4复印： 需要复印的，填写《档案复印记录表》，复印人签字、分管主管审核、部门领导审批、总经理签字，同意的才能复印，并加盖“再次复印无效”公章。 4.5资料的保管： 档案室应坚固耐用，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光等设施，档案工作人员应定期检查档案保管状况，并作好记录。 4.6销毁管理： 4.6.1销毁原则： 应遵照档案保管期限表，对超过保管期限的每个案卷、文件进行认真审查，从档案文件的效能、内容、成分、来源、产生的时间、名称、可靠程度、有效性等方面进行衡量，视其价值程度进行取舍。对仍具有保存价值的档案，重新立卷归档保存，划定保管期限。销毁的档案资料，应写出鉴定销毁报告及销毁清单，报主管领导批准，并经公司领导审批后，方可销毁。 4.6.2销毁细则： 介于公司的时间情况，公司前期的资料全部保存五年，以五年为一个期限。时间节点为当年的12月31日，在第六年的元月销毁第一年12月31日之前的资料。国家规定的相关资料保存期限以法律法规为准。 5. 本规定由行政人事部负责解释，即日起实施。 重庆XX地产发展有限公司 二00九年八月六日 附件： 档案借阅记录表 时 间文 件 名 称借阅人部门领导归还时间档案复印记录表 时 间文 件 名 称复印份数借阅人部门领导总经理归还时间