改扩建工程项目文档管理办法教程.pptxVIP

经 办 ______________________________ 部门主管 ______________________________ 会 签 ______________________________ ______________________________ 总监/厂长 ______________________________ 主管领导 ______________________________ CEO ______________________________;为确保改扩建项目建设文档、记录全面准确，处理及时可靠、易于追索，特制订本管理办法。 本办法适用于深圳市华星光电科技有限公司投资建设的所有改扩建工程项目； 所有参与单位参照本办法执行； 本管理办法（试行版 Ver 1.0）2012年05月30日试行，2013年10月1日更新Ver 2.0。;在工程动工前，施工单位需将《项目经理授任命通知书》、《项目部人员设置通知书》、《项目经理部印章使用授 权书》呈送业主，以确立项目经理、项目部人员及项目章； 各单位呈送业主的文件，需由指定负责人签署并加盖项目章后，方可发出； 各单位需确定文档管理员。文档管理员是各单位间文件来往的唯一窗口。不通过文档进行收发登记，直接将文件递交到收件单位相关部门或人员的收发行为，均视为无效行为； 建立文档收发签字制度。每份文档在发出时都应有收件人的签名及签收日期，以备查考； 所有往来文件遵循编码规则，采用规定的文件格式； 在施工过程中，工程师需督促施工单位及时形成施工文件，确保工程文件形成与施工进度同步，确保施工文件是工程真实、准确、完整的记录； 工程竣工后，施工单位需依照《深圳市城建档案整理规范》要求，对施工文件进行归档，并在竣工完成三个月内，提交两套完整的竣工资料给业主。对未完成归档的单位，结算款将暂缓支付；合同另有约定的，按合同约定进行处理；;为方便文件的查询管理，在文件形成过程中，所有参与单位，需遵循同样的编码方式，按照编码规则要求，对文件进行编码。 （一）编码方式 本项目文件采取如下编码方式： XXX—XXX—XX—XX—XXX ;（二）编码规则 每一份文件都应具有唯一编码； 编码必需具有连续性，若有缺号，需进行说明； 每一种类型的文件，均需由001开始编号； 同一单位不同工程、同一工程不同单位的文件，均需分开编号，严禁将不同合同的文件混淆； 同一份文件若修改后重送，编号无需更改，仅在流水号后加“-2”、“-3”以标识次数； （三）代码说明 发文单位简称：华星光电代码为CSOT，施工单位简称由其自行拟定。 项目代码：统一为GKJ； 子项名称代码：将依实际由施工单位与业主文档协商后确定。代码拟订后，环安将进行统一登记管理，以免混淆。 文件类型代码：依文件类型而定。详见第四章； 以上代码，一经确定，不得随意更改，以保持编码的稳定性、统一性。;序号;;（三）施工文件 项目动工前，施工单位需提交《开工申请报告》（见附件），审批通过后方可动工； 项目结束后，需进行项目验收并签核《验收报告》（见附件）； 在施工过程中，产生的各项施工管理文件、材料/设备/构配件进场报验文件、施工记录及验收文件，按照施工专业，采用《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》（2010版）内相应表格； 若因施工专业特殊性，无法采用《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》（2010版）内表格，责任工程师可另行制定适用表格，并报文档备案； 竣工图编制需遵循《国家建委关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（[82]建发施字50号）要求，并同时符合《深圳市城建档案整理规范》内对竣工图的要求 ； 施工文件因多为现场签核文件，故收发可不通过文档，责任工程师在现场确认后可当场签核； ;（一）收发文原则： 文件收发过程，需严格遵守文档签字制。即文件只能由文档收发，且在发文过程中，收文文档需签字确认，以备查验。 对外发的文件，责任者需将签字原件及电子档交文档，由文档对文件进行排版、编号、用印；需盖公章的文件，文档负责盖章流程。所有外发文件，需在《发文登记表》中进行登记。 对接收的文件，文档需将其编号、来文日期、文件名称、处理情况等信息登记在《收文登记表》内。 文档将文件呈送责任科室签核时，需请接收人在《文件签收表》内进行签收。 对紧急文件，承包商可在文件处理发送单上加盖“急件章”。对急件，文档可请领导优先审核，并每日跟进其进度，以免延误现场进程。 每周一文档对文件签核情况进行核对，对Delay文件及时进行提醒。 每周一下午15：00在业主培训室召开改扩建项目文档专题会，业主、包商对一周文档情况进行核对，若有问题，及时进行处理。 对变更