第六章秘书的工作职能.pptVIP

第 六 章; 秘书的基本职能是服务，“参与政务，掌管事务”，为领导提供综合辅助服务。 传统的三项职能：办文、办事、办会。 1985年国务院召开的全国秘书长和办公厅主任会议上提出了“四个转变”： 由传统的低层次、事务性服务向高层次、智能型服务转变； 由偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变； 由收发传递信息向综合处理信息转变； 由一般性事务管理向辅助管理、辅助决策转变。 ; 现代秘书工作的基本特征：以调查研究为方法， 以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理 辅助决策为根本。 ;;; 第一节　办公事务辅助 ;;一、办 文;;（一） 文稿撰拟;; 代单位立言，非个人意愿 集体成果，非个人创作 上司授意——秘书拟稿——上司审核；秘书不署名 内容真实、实用、客观，符合政策 ???针对性，能解决实际问题，符合法规政策。 语言流畅、平实、简洁、规范 不允许语言风格个性化；用单句、陈述句和判断句。 讲究文体格式 正式公文按照《国家行政机关公文处理办法》要求（掌握15种公文格式）;一般写作的表现手法 记述 叙述 描写 抒情 说明 议论 ;（一） 文稿撰拟;（一） 文稿撰拟;（一） 文稿撰拟;（一） 文稿撰拟;【案例】 张秘书请李副总到阅文室看机密文件。李副总说：“我正忙着 哩，请你把文件送到我办公室来吧。”按规定，重要机密文件应在 阅文室看，但领导说了，张秘书只有送了过去。李副总说是看了就 还过去，没有签字，后来又外出开会去了。几天后，上级要收回那 份文件。张秘书找李副总收回文件，可李副总把此事忘得一干二 净，说是他没拿此文件，是不是张秘书自己弄丢了。秘书若丢了机 密文件，可是个大事故，急得张秘书满头大汗，四处寻找。后来， 还是在李副总办公室里找到了它。张秘书这才体会到，办文无小 事，必须按照规章制度办事。 问题： ★在对机密文件的传阅中张秘书错在哪里？;（二） 文书运行;（二） 文书运行;（二） 文书运行;【案例】 秘书科长指导秘书小石整理公司来客登记簿时，看到小石的来 客登记簿按客人的姓氏笔画排列，让小石将已经排好的客人名单按 他所在公司的笔画顺序排列重排，小石不理解，认为都是一样的， 科长说：这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈 业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的 公司，但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我 们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该 以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是 IMC公司的副总经理刘钢。将来只要一看到刘钢的姓名，首先应该 想到是IMC公司。 IMC是2005 年注册成立的，注册资金2000万元人 民币，代理销售我们东方公司的产品，平均每年的销售额在800万 元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，刘钢昨天与张总会 谈的主要议题是希望成为我们东方公司产品的一级代理商，已经与 张总达成初步共识……;; 文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理，主要包括文书 立卷和案卷归档。文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查考 利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的规律 组成案卷。它是整理和保存文书的一种重要方法。案卷是有关某一 问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。 它是文书档案的基本保管单位。 从文书立卷及案卷的基本含义中我们理解到： （１） 凡是需要立卷的文书，必须是办理完毕的，也就是完成了 收文和发文程序各环节的文书；正在办理中或未经办理的文书不能 立卷。 （２） 凡是需要立卷的文书，必须具有一定的查考利用价值；无 查考利用价值的文书，不需整理立卷。;（三） 文书整理;（三） 文书整理;（三） 文书整理;（三） 文书整理; （四） 文献材料的保管和利用;（四） 文献材料的保管和利用;（四） 文献材料的保管和利用;（四） 文献材料的保管和利用;;二、办 会; （一） 会务工作的原则和任务; （一） 会务工作的原则和任务; （一） 会务工作的原则和任务; （一） 会务工作的原则和任务;（二） 会前筹备; 三、秘书的专项职能·会务工作;（二） 会前筹备;（二） 会前筹备;;各项会务工作分工;会议召开期间，有以下工作必须办好： １.会场签到。以便了解与会代表的人数。 ２.会间调度。这是指对会议程序、内容、会场服务的安排和调整。 ３.会议记录。这是指会议情况的原始记录，它是贯彻会议精神的 依据，形成会议文件的基础。 ４.