自来水公司档案管理存在的问题与对策研究.docVIP

PAGE  PAGE 5 自来水公司档案管理存在的问题与对策研究 　　摘 要：自来水公司的档案管理是公司各项业务的重要记录和公司精神面貌的集中写照。为了更好地做好档案管理工作，使其适应科学化管理和开放利用的时代发展要求，并与城市建设同步发展，满足广大居民的用水需求，档案管理工作需创新管理手段和管理办法。文章论述了自来水公司档案管理中存在的问题，并提出了可行性解决措施，特别指出档案信息化、数字化和网络化是提高档案使用效率，发挥档案价值的重要手段。 　　关键词：自来水公司；档案管理 　　一、自来水公司档案管理存在的问题 　　1.档案资料内容不全甚至弄虚作假。现有的档案资料多数来源于基层部门，很多基层操作者为了图方便，在工作中不按照公司要求填写工作记录，形成原始档案基础数据缺失。例如，施工阶段的工程监理资料包括项目合同、设计文件、监理规划及实施细则、技术交底与会审纪要、施工组织计划表、工程开工（复工）审报表及工程暂停令、设备核验资料、工程进度计划、施工阶段质量评估等专题报告、工作总结等方面的资料，由于相关责任人责任意识淡薄和档案管理意识淡薄，不能及时的填写和收集档案，造成很多工作虽然完成，但是没有参考依据，一旦当事人离开后新的工作人员接手还要重头开始，给工作造成极大不便，甚至有部分人员在档案中勾勾抹抹，乱涂乱改，编造数据，掩盖质量问题，严重的甚至给公司造成巨额损失。 　　2.档案管理信息化程度低。自来水公司业务繁杂，事无巨细，管理着全市范围内纵横交错的地下管网和大量设备，关系着着千家万户的用水需求，档案管理必须要以为用户服务为宗旨，提高管理效率和服务水平。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤繁琐，档案管理部门很难对其进行归纳总结和加工，提取重要要素，很多档案资源被束之高阁，没有得到充分利用。有些自来水公司有大量的纸质档???，有些资料具有较高的使用价值，如给水管道施工图、竣工图等，受当时技术条件限制，图纸资料大部份由手工绘制，随着时间的推移，纸质资料正在慢慢老化，保管越来越难，保管成本越来越高，同时随着地形变化，其使用效率越来越低。如供水企业管网资料的修订需要消耗大量人力、物力与时间，其修订往往要数年时间，更新较慢，而现在城市发展日新月异，待管网图档修订后，实际管网已发生了变化，造成管线资料现势性较差，因而管网图档的修订往往跟不上生产的需要。这就要求自来水公司必须以整体信息化为出发点，提高档案管理水平。 　　3.档案管理多个归口缺少统一管理平台。现有的自来水公司档案多分散管理，会议等资料多集中在行政部门，工程文件多集中在施工部门，这些部门信息的处理和流转只局限于本部门和本地区，不能在整个公司进行很好的共享，信息孤岛现象严重。公司要将重要数据进行集中管理，统一规划，构建生产调度、管网运行、营业收费、用户服务等专业应用系统，形成自来水综合管理信息平台。 　　二、加强自来水公司档案管理的措施 　　1.加强对自来水公司档案管理的重视程度。自来水公司领导和员工要高度重视档案管理工作，制定档案管理责任制，明确实施步骤、工作任务、责任分工、同时要加大档案管理的投入，实现软件、硬件双重保障。在软件方面，运用电子文档管理系统软件，完善目录检索体系，建立总目录、全引目录、案卷目录、分类目录和卷内目录，确保档案借阅的快速、准确。在硬件方面，公司按照标准管理要求，对现有档案管理设备进行清理，配置扫描仪、防磁柜、电脑等档案管理设备，还对档案库房管理实施防火、防水、防潮措施，强化了档案室硬件建设。保管纸质档案时采用新型材料，包括新型千部档案夹、千部档案盒、人事档案盒、科技档案盒、档案袋、照片档案、光盘档案、期刊夹和各种PP料档案盒、文件夹及塑料证件等，所有产品均采用国产无酸纸和进口纸等优质材料，使档案能在长期保存中，不变质、不褪色、具有防虫、防霉等特点。 　　2.加强档案信息化管理。档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。自来水公司档案管理系统设计思路较先进，功能基本齐全，性能稳定，界面友好，操作方便，经过对科技档案整理入库的实践，实现了档案资料管理无纸化、网络化办公的目的，提高了档案管理工作效率。例如，公司可以为每台供水机电设备建立一份电子档案，将其运行状况、技术参数、换油保养情况等常规资料登记后输入电脑，以电子档案的形式方便资料查阅和长久保存，让设备的“健康状况”一目了然，为检修、技改提供有效依据。 　　3.提高档案管理的使用效率管好基建档案发挥职能作用。城市自来水厂和