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对重大活动档案收集的及时性建议 　　【摘要】本文从笔者自身的工作角度出发，以重大活动的档案收集――社团换届为例，探讨目前重大活动的档案收集工作及时性方面存在的问题，并提出相应的解决办法，以期对重大活动的档案收集工作有所裨益。 　　【关键词】重大活动；档案收集；及时性 　　重大活动的档案是指国家机关、社会组织以及个人在重大活动中直接形成的，对于国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。随着经济社会文化的不断发展，各个领域举办的重大活动越来越多，重大活动档案的收集也日益受到社会各界尤其是档案界的关注和重视。本文重点对重大活动的档案收集的及时性进行了探讨。 　　一、重大活动的档案收集及时性的重要意义 　　重大活动档案收集材料应当齐全完整，才符合档案长期保管的质量要求。要保证归档材料的齐全、准确和完整，就要及时做好档案的收集整理工作。 　　2015年10月，中国老科协第六次代表大会召开，这次换届大会属于社团组织的重大活动。我参与了换届大会的档案收集工作的全过程。在这次大会期间，因为档案收集程序的不健全，走了不少弯路，经过这次大会之后，我对开展重大活动档案收集工作的及时性进行了深入思考，认为重大活动档案收集的及时性应该得到高度重视。 　　二、目前重大活动档案收集的现状 　　（一）对重大活动档案收集的及时性重视程度不够，档案管理工作不规范。重大活动的档案收集的及时性具有重要意义，但一些部门常常忽视档案收集及时性的管理工作，简单地认为只要年底一起收集整理好档案就行，没有及时性的概念。虽然在口头上强调档案收集的及时性，但在思想意识上却没有真正重视。 　　从档案管理工作来看，有些部门没有建立健全的档案管理制度，致使重大活动的档案收集工作没有法规依据，特别是重大活动的档案收集的及时性等方面，没有健全的工作制度，使档案工作人员工作缺乏责任心，档案材料收集工作较为被动。 　　（二）重大活动的档案文件材料易散失，档案收集不完整。由于重大活动组织机构多为临时组建的机构，工作人员身兼数职，使得重大活动临时机构撤销的过程中，极易出现大量存放于部门或个人手中的档案材料来不及统一收集，被随意丢弃或被带回原单位等情况，加之办公地点的不集中，如果不及时跟踪收集，很容易导致相关材料不全面或一些材料内容与形式的重复，甚至出现档案材料的散失，在后期材料查阅时缺少相关的资料，造成档案收集的不完整性。 　　（三）重大活动档案的收集视同日常的档案收集。重大活动的档案没有集中在这个阶段及时收集积累，时过境迁，最后收集时可能出现档案的失真性，例如收集到的文件不是最后要存档的稿件，是改动之前的稿件，将文件的草稿当作文件的定稿收集起来等，影响档案收集的真实性和准确性。重大活动的档案收集要认真对待，不能当成日常的档案收集工作，等一段时间之后或者年底才开始收集，重大活动的档案必须在重大活动发生时及时收集归档。 　　（四）没充分认识到重大活动档案收集工作的阶段性。重大活动具有明显阶段性，短的有两三个月时间，长的则会持续两三年，所以重大活动的档案收集工作在这一时期内文件材料集中产生，数量大、门类广，存储载体丰富。需要在短时间内完成各类文件的收集整理，因此，相对于日常的档案收集来说，重大活动的档案的收集归档就更复杂、更有难度。如果没认识到这点，不及时收集，有漏掉的部分，就会影响重大活动全部档案收集的完整性。 　　通过以上分析，我们可以看出，研究和探讨重大活动的档案收集及时性问题具有重要的现实意义。在档案管理工作中，加强档案收集工作的及时性，才能保证重大活动档案收集材料齐全、准确和完整。 　　三、确保重大活动档案收集及时性的建议 　　（一）建立重大活动的档案工作制度，确保档案收集的及时性。要保证重大活动档案收集工作的顺利进行，首先要制定有约束力的规章制度，如建立《重大活动的档案随时形成随时收集》的工作制度，制定档案工作总体安排计划，编制时间进度表、编制包含归档范围目录在内的《档案工作责任书》，明确责任目标、责任内容、责任追究等事项。重点强调档案及时收集的重要性，使各部门有章可循，把重大活动的档案收集工作做得更好。 　　（二）要宣传重大活动档案收集及时性的重要作用。要得到领导和有关部门的支持，就要大力宣传重大活动档案及时收集的重要作用。让大家了解档案收集工作的重要性及其在整体工作中是不可缺少的一部分，提高单位工作人员整体的档案意识，使他们积极主动地参与档案收集工作。只有得到大家的认可和支持，我们档案管理工作才能顺利开展。 　　很多单位容易忽视对档案资料的及时收集，档案部门的工作人员要广泛宣传，比如在有关会议上，讲明此次重大活动档案收集的重要性，寻求协助。说清本次重大活动在档案收集过程中需要注意的有关事项，详细介绍需要档案收集的范