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农业科研单位档案管理现状及改进方法初探 　　[摘 要] 通过对农业科研单位档案管理队伍现状的分析，找出了制约农业科研单位档案管理队伍建设的关键问题，并针对这些问题提出了改进建议。 　　[关键词] 农业科研；档案管理；现状；建议 　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 090 　　[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0171- 03 　　档案是一种重要的知识信息资源， 对国民经济和社会发展具有重要的意义，单位的档案是反映单位的工作活动、科学技术研究的真实记录，是重要的信息资源，是国家宝贵财富，也是提高单位工作效率和工作质量的重要条件。本文着重以笔者所在的单位（中国热带农业科学院南亚热带作物研究所，以下简称南亚所）为例阐述档案工作中的问题及解决方案。南亚所成立于1954年1月，是我国从事南亚热带作物研究的科研机构之一，主要以菠萝、芒果、澳洲坚果等南亚热带果树，剑麻和甘蔗等热带纤维和糖能作物等南亚热带作物为研究对象，开展种质资源与遗传育种、作物栽培、采后贮运与保鲜、农业资源高效利用与良好环境生态建设等基础、应用基础和共性关键技术等研究工作。 　　南亚所成立至今已有60多年的历史，目前管理的档案可以分为科研档案、文书档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、人事档案、声像档案、出版物档案和实物档案等。这些档案正在为科研工作提供第一手资料和研究背景，为我所土地规划和编制来源提供依据，为职代会召开等现在工作提供参考，保存和记录一代代农业科研人员的辛勤工作并为职工办理退休等手续提供档案依据。 　　档案在我们这种农业科研单位是如此重要，然而，由于农业科研单位不是专门的档案管理机构，缺乏专业的档案工作的指导，单位对档案管理工作的重要性认识不够及人员编制等诸多因素的影响还存在很多问题，不利于档案的充分利用。下面以该所为例重点阐述。 　　1 农业科研单位档案管理的现状分析 　　1.1 农业科研单位档案管理队伍的现状 　　1.1.1 缺乏专职的档案管理人员 　　农业科研单位原来由于对档案工作的重视程度不够，后面由于体制改革，对管理人员进行了精简，很少有单位设置专职的档案管理人员。就中国热带农业科学院而言，除了我院在海南儋州档案馆有专职档案管理人员以外，其他所都没有专职的档案管理人员，多数是兼职人员，且身兼数职。南亚所以前没有专门的档案室，各个办公室分别负责本部门档案，直到2008年单位逐渐重视档案工作，成立了档案室，并让科研办负责科研档案的人员兼管档案室工作，随着档案管理员的退休，我所档案室在无人管理的情况下交给人事部门管理。由于兼职档案管理者往往被繁杂的行政和科研事务缠身，在工作时间上难以保证档案管理过程的连续性，在管理质量上仅能保证交上来的档案不丢失，完成基本的查阅利用都需要工作之余完成，使档案管理工作上档升级和档案开发利用就相当困难了。 　　1.1.2 档案管理人员的专业知识有待更新 　　农业科研单位的档案管理人员由于大多数是兼职人员，很少有时间进行专业的档案管理培训，随着档案管理法规的不断更新，兼职档案管理人员的专业知识更新速度跟不上新要求，特别是缺少现代化手段的档案管理知识。 　　1.2 农业科研单位档案管理工作缺乏全局性和统一性 　　1.2.1 没有建立统一的档案室或者档案室条件不符合规定 　　农业科研单位由于历史原因，很多研究所都没有设立专门的档案室，有部分单位如南亚所逐步认识到档案工作的重要性，成立了档案室。但档案室无论是软件还是硬件都不像是一个档案室，只是一个存放档案的地方。一是缺少相关的管理制度，去年虽然聘用了一名编制外职工负责档案管理工作，但还没有理清思路没有出台相关管理办法，没有建立完善的档案管理机制，档案管理还是采取多头管理各负各责的管理形式。二是档案室的硬件配备条件有限，达不到档案保存的温湿度要求，更没有实现档案信息化管理所需要的软件支持和电脑、打印机和复印机、照相机等材料。 　　1.2.2 对档案管理工作不够重视，档案管理者工作积极性不高 　　农业科研单位以科研为主，领导把主要精力大都放在了科研工作和事业发展上，没有太多的精力顾及档案管理，有的认为档案管理工作做到存放不丢失即可，对档案管理工作的搜集、整理、编研、开发和利用等一整套工作方法缺乏了解，导致对档案室必备的设施建设一般投入不足，或者说重视程度不够，这就导致了档案管理人员对搞好档案管理工作缺乏信心。 　　1.3 科研单位规范管理前期工作任务艰巨 　　1.3.1 培养和养成档案积累和整理的习惯比较难 　　农业科研单位由于长期以来对档案管理的重视程度不够，缺乏专门的档案管理人员和档案管理办法，很