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关于行政事业单位内部控制实施的几个问题.doc
关于行政事业单位内部控制实施的几个问题 【文章摘要】 行政事业单位实施内部控制有利于公共资源的分配和使用。但是,行政事业单位的类型众多,规模不一,在按照该规范建立和实施内部控制的过程中弹性较大,甚至还有误解。本文从现实出发,对实施内部控制影响较大的几个方面提出了适当的建议。 【关键词】 内部控制;信息技术;流程;风险 问题 财政部制定的《行政事业单位内部控制规范》(试行)(以下简称规范)于2014年1月1日正式实施。内部控制既是行政事业单位的一项重要管理活动,又是一项重要的制度安排。此规范的实施对全面提高行政事业单位的管理水平、保障单位业务稳健高效运行以及相关信息的真实、完整、及时都具有十分重要的现实意义。就该规范本身而言,体系较为完整,层次比较清晰,可操作性也比较强,重点在于从单位层面和业务层面加强管控以实现内部控制的五大目标。但是,由于我国行政事业单位的数量众多,规模不一,类型各异,要制定一套适合所有行政事业单位的内部控制规范也是不现实的。要想使内部控制规范真正发挥应有的功效必须根据该规范切实结合本单位的实际情况包括组织规模、机构建制、胜任能力等方面制定可行的内部控制制度,这样就有可能带来另外一些问题。对信息化系统的认识不足,管控工具的运用行不强。笔者试图考虑内部控制的相关理论并结合现实情况,探讨行政事业单位在建立和实施内部控制制度时容易弱化的几个问题,以贯彻内部控制的全面性和重要性原则。 1 关于行政事业单位党委、纪委在内部控制中的角色和定位问题 根据内部控制的相关理论,组织中的每一个人都对内部控制承担责任,在内部控制的某一个方面扮演重要角色。对于行政事业单位而言也应如此。从现行的单位机构建制和职责分工来看,行政一把手负责全面工作,党委主抓思想政治工作,纪委主抓廉政工作。由于大部分行政事业单位行政一把手负总责,主导建立和实施内部控制,弱化了党委、纪委在内部控制中的角色定位,没有充分发挥其应有的监督作用。内部控制的精华就在于制衡,所谓制衡就是在单位的岗位设置、权责分配和业务流程等方面形成相互制约、相互监督的机制设计。从现行的单位机构建制来看,党纪委游离于内部控制之外,认为内部控制是行政负责人的职责,造成的现实困难是一方面真正推动内部控制的实施很困难,另一方面,内部控制可能缺乏有效的监督,不会形成信息反馈,导致内部控制流于形式。为了避免出现这样的境地,就要求行政事业单位在根据该规范建立和实施适合本单位的内部控制制度时,结合当前的实际,充分发挥党委、纪委在行政事业单位内部控制建立和实施中的作用。具体做法因情况而异。一个比较可行的做法是,党委一把手主抓控制环境的建设和实施。包括建立和实施道德规范并向单位的所有人员传达;人事任免,选择德才兼备的人员。纪委主抓内部控制的监督工作,将内部审计部门划归纪检部门领导,定期开展内部审计工作。党委的控制环境信息和纪委的监督检查信息定期向行政部门汇报。也就是说,党委主抓控制环境,纪委主抓监督检查,行政主抓业务控制,这些职能重组以后,就会形成信息充分、重点突出、监督有力联动机制和制衡机制。 2 关于信息技术在内部控制中的积极作用 该规范第十八条:单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。对信息系统建设实施归口管理,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。 随着信息时代的到来,会计信息化的不断发展,单位更加强调内部控制的常态化、信息化和时效性问题,内部控制势必需要相应的信息技术环境作支持。而信息化对单位内部控制产生着重要影响,是内部控制的“固化”。在内部控制采用信息技术处理的情况下,所有信息的生成、记录、处理并报告的方式较传统有显著不同。信息技术的运用的优势在于处理数据时能够按照事先确定的规则并进行复杂的运算,也就是说处理数据的能力大为提高;不进如此,还能够提高信息的及时性、可获得性及准确性;能够对数据进行深入的分析;提高对单位绩效和政策、程序执行情况进行监督的能力。信息技术的广泛运用对内部控制的五个要素都会产生积极的作用。对单位控制环境的影响主要表现在:单位制定标准的道德规范并通过信息技术共享手段传达给每一位员工,使每一位员工清楚地了解和执行这些道德规范;对员工的胜任能力的要求比以往任何时候都要高,而胜任人能力是完成所有工作的前提;在信息技术广泛运用的情况下,信息技术将影响单位组织结构的设置以及权责分配。由于信息技术的特点是传递信息的速度快,一般不会履行很繁琐的授权批准手续,与此相对应,单位的组织结构应该是更加扁平化的组织结构,职责分工更加明确,从而提高活动的效率和效果。使用信息技术可以使单位的业务流程更加清晰,也更加固化,对防范简单的错误非常有效。只要使信息技术的一般控制进行合理设计和监督,信息
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