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第一部分：报销管理制度 一、可以报销的费用类别及标准：根据公司业务发展的需要，公司可以报销的费用类别总结有以下若干种（如 有未列入的费用可据具体情况处理） ： 社保（仅限相关办事处） 、交通费、手机费、(固定)电话费、办公费、汽车费、邮电运输费、水电费、管理费、招待费、差旅费、备件、维修费、房租费、培训费、其他费用共 15 项。 二、借款规定： 1.借款的种类：(1)定额借款：现金、支票、汇票、电（信）汇; (2)限额借款：支票 2.借款的范围:(1)备用金； (2)运输费； (3)差旅费；(4)需预支款项的其他支出； 3.借款的办理:根据需要正确填写借款单，由相关负责人签字确认后到财务部办理； 三、报销须知： 为规范公司员工的报销行为，办理报销事宜时应注意以下事项： 1.各员工应及时办理报销手续，应在费用发生后一周内（出差人员在回公司一周内）办理报销手续。上月 的费用应在次月 5 日前报销结束，特殊情况应与财务部事先沟通，但最迟不得晚于 10 日，每月 10 日 后一律不再报销上月费用；驻外办事处相应顺延 10 天； 2.在公司财务部有借款的员工应及时与财务部结清帐， 未能及时与公司结清帐款者， 财务部有权拒绝其再 次借款，拖借情况严重者，财务部在报经同意后可在该员工的工资中扣出欠款（详见三、 《借款规定》 ） ； 3.报销时应凭有效单据，白条、收据一律不予报销，票据丢失，个人负责，不得使用其他单据替代报销； 确属情况特殊的，由公司领导确认后方可报销； 4.员工应如实报销费用，发现有弄虚作假现象者，公司将严肃处理，情节严重者予以辞退； 5.所有工具书、技术资料、设备等均需在人力资源行政部办理验收入库手续后方可报销，员工需使用，应 在报销后再办理领用手续； 6.公司费用支出应做到开源节流，遵循“必要、合理、节约”的原则，尽量降低费用，减少开支，以达到“少花钱、多办事、办好事”的目的。 7.为统一管理，公司统一规定可报销公交 IC（充值）卡，亦可凭车票报销交通费用，但是必须付使用清单，清单要注明日期、起始点及金额。对于移动通讯费，员工应凭当月话费发票报销。对于神州行等必 须预缴话费方可使用的通讯费，员工每月应凭预存话费发票报销当月话费，每月只能报销额度内的预存 话费。 8．各驻外办事处的费用报销管理参照上述说明执行，另作以下补充： (1)各办事处业务上直接属售后服务部管理，报销审批由售后服务部相关领导负责，财务部责任复核； (2)办事处根据业务需要，可向公司申请一定数额的备用金，由办事处负责人向公司申请，每年春节前放 假前最后一个星期应向公司财务部还清备用金，春节后再重新办理借款手续； (3)为加强公司的财务管理，规范报销程序，办事处文员对员工粘贴的单据要严格审核，对不符合规定的单据应予退回。对于“个人手机费” 、 “交通费” ，不能事先垫付，一定要等到公司财务部报销款返回办事处后才能支付给相关人员。一旦发现公司财务部报销款未返回办事处，而办事处人员即已将“个人手机费” 、 “交通费”支付给相关人员，并给公司造成无法追索的后果时，该项费用的损失由办事处负责人承担。 (4)各办事处要设立《现金日记帐》及《往来帐》 ，用于记载办事处与员工、办事处与公司财务部间的往来款项和报销情况及备用金的使用情况。办事处报销时要附上公司财务统一的《报销明细汇总表》 。公司财务部每月付完报销款后，及时通过电邮方式与办事处员工核对本次报销金额及备用金余额，相关人员应在七日内对财务部的邮件予以确认，如无提出异议，财务部将视本部记录为正确，原则上事后不予查帐。 (5)办事处员工在不影响正常维护工作的前提下，应尽量乘坐公交车辆，必须乘坐出租车时须报经办事处负责人同意。员工上下班的交通费不在报销之列，早上 7 点后上班及晚上九点前下班的的士费不允许报销，办事处员工从网点下班不允许报销的士费。 (6)办事处负责人必须严格审批各项报销单据，公司财务部若发现报销单据有异议的地方，可要求审批人员做出解释。若财务部对有关单据产生质疑时，有权要求报销人做出解释；如证实有不实报销的情形，以及报销人、审批人均无法解释或解释不被接受的情形，则报销单据上的所有费用不予报销，由审批人和报销人各承担一半费用。 8.对报销票据的粘贴做以下规范化要求： (1)员工在报销时应自行粘贴票据，财务部一律不代贴。票据粘贴时大小应与报销单大小一致，以利于装订凭证。如发生未粘贴的情形，财务部有权拒绝予以报销，如需财务部可代为粘贴，每次扣罚相关人员 20 元凭证整理费。 (2)报销单据票据用签字笔、钢笔等不褪色墨水书写。各项要素填列清楚、正确、规范、完整。背面需注明用途，如： “交通费”应注明往返地点与时间，或编号后用清单形式反映。办事处统一活动的票据