第七章会议及会谈实务.ppt

第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章 会议及会谈实务 第七章结束 * 【知识与能力考核点】 1．会议的目的 2．会议的分类 3．会议实务 【考核要求】 一、 一般了解： 1．会议用语 2．会议出席者的位置 3． 会议用品的准备 4． 分析会议成本 基本掌握: 议程表制作和执行方法 、会议通知的写法和传达方法 、会议记录 、召开各种会议方法三、 重点掌握：议的计划与准备 、会议资料的准备 、会议后的实务 电话通知记录 内部会议通知的样式 外部会议通知的样式 会议经常使用的物品 会议的目的 　　会议的具体目的是：信息的传达；信息的交换；相互启发；作出决定； 　　在一个企业中所举行的会议，包括有下列各种名称的会议，有包含其中之一或更多的目的。说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议、创意会议。 　　会议以职级来分类：股东会议、董事会、常务董事会、中层管理人员会议、员工大会、工作场所会议。 会议的计划和准备 　　为使会议成功举行，需要文秘人员安排承办。大中型会议应设置专门的秘书机构，即大会秘书处或大会办公室，按照会务工作的要求，秘书机构下设会务组、材料组、简报组、后勤组和保卫组等，各个小组分工明确，各负其责。小型、内部会议则简单一些。一般而言，会议需要准备的计划以及程序如下。 　3．1 举行会议的决定 　　企业中的会议是为了公司经营管理的需要而召开，所以必须根据这一目的来判断有无召开的必要，计划及召开会议，评估成果，是上司的工作。为了符合上司预期，遵照上司指示去准备会议，是文秘人员的重要工作。不管会议的计划多么完善，有时会由于准备的疏忽而使会议失败。因此会议准备工作的周全与否，对会议的成果有极大的影响。  会议通知的写法和传达方法 　　召开会议的要点决定后，即通知全体人员。公司内部会议一般应在一周到十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。如果是紧急会议，或者在召开之前时间有限时，可暂时用口头或电话通知，但即使如此，如果可能，仍应寄出正式书面通知，以防有人听错了会议时间、地点，耽误大事。 会议资料的准备 　　作为判断议题材料的会议资料，与会议能否圆满成功关系极大。文秘人员要向上司确定会议需要的资料有那些？必须重新收集的资料是什么？制作复印件，为参加者准备好需要的份数。制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。资料（譬如会议议程和上次会议记录）如果和通知一起送出，有关部门和人员就能提前知晓情况，要作什么准备，在会议上作什么发言，在开会时就能马上讨论议题，如此更能节省会议的时间。 　　在公司的会议中，负责准备议程的可能是公司的文秘人员，这样就必须在收集办公室信息、组织议题、给与会者寄发材料等方面做许多工作。  会议中的实务 　 接待事务 　　（1）协助会议签到处的工作。会议签到通常有四种方法： 　　文秘人员点名（适用于小型会议，文秘人员对与会者比较熟悉）； 　　与会者本人签名报到；凭会议通知报到；磁卡签到。 　　文秘人员要在会场接待，核对预定出席者是否到达。这时应携带预定出席者的名单，以便核对。大中型会议还要预备好身份卡，分发给每一位与会者。对重要客人要陪同入场，并与有关人员作互相介绍。 　　股东会议及董事会等，如果没有达到决议的最低出席人数，就不能进行表决。所以人数不足就不能开会。 　　会议开始前，必须向上司报告人员出席情况。如果已预定参加但未到者，必须以电话联系，催促出席。 　　（2）暂时保管与会人员的物品。　　 （3）分发资料。 会场的管理及茶点招待 　　为了使会议舒适进行，文秘人员要调整会议场地的冷暖、照明设备。开会时如允许抽烟，则应该特别注意通风设备。此外，会议中可能讨论到机密事项，所以与会议无关者的出入，必须严加管制。 　　会议进行中端出茶点或湿毛巾等服务，要事先告诉上司，尽量在会