(Word文档格式的一键设置.docxVIP

Word 文档格式的一键设置CLANDY,NJUST摘要：在生活节奏逐渐加快和办公自动化日趋流行的今天，怎样高效快速的处理Word文档成为了文秘工作中最突出的问题，本文以VBA在Word格式设置中的应用为途径，提出一种快速的设置方法，用以启发忙于文秘工作的Office一族，如何通过计算机把自己从重复枯燥中解放出来。关键字：Word VBA 宏 文档设置随着信息时代的发展，办公自动化逐渐成为企事业单位文秘管理的主流趋势。在众多的办公软件中，微软的Office系列以其友好的界面，高效的编辑模式成为了办公软件市场的主流。众所周知，办公自动化的前提是被自动化的对象必须基于相同的标准或者协议。而对于文档来说，这种标准和协议就主要体现在文档的格式上。正是基于此原因，我们上交给上级部门的材料，毕业设计的论文，投给招聘公司的简历等等都必须按照所给的标准来进行设置。因此掌握Word文档的格式设置意义非凡。但现实生活中，我们遇到问题不是不懂得如何去设置，而是怎样高效的去将大量的文档资料统一成相同的格式。一段一段，一篇一篇的去挨个儿重复设置显然浪费时间，那么能否找到一种快捷高效的排版设置方法呢？我们注意到，格式的设置是一个重复的过程，而计算机最擅长的就是进行单调而枯燥的重复工作，把重复的设置交给计算机，会将人从这一枯燥的过程当中解放出来，省时省事。VBA简介VBA（Visual Basic for Applications）是新一代标准宏语言，它是VB（Visual Basic）的一个子集，具有跨越多种Office应用软件并且控制应用软件对象的能力。它与传统的宏语言不同，传统的宏语言不具有高级语言的特征，没有面向对象的程序设计的概念和方法。而VBA提供了面向对象的程序设计方法，提供了相当完整的程序设计语言。VBA易于学习掌握，可以使用宏记录器记录用户的各种操作，并将其转换为VBA程序代码。这对于缺乏编程思维和习惯的文秘人员来说，是一种极大的好处，它意味着不懂编程的文秘人员照样可以控制计算机实现办公自动化。正是基于VBA的这些特点，VBA在Office， CAD等软件的定制、自动化和协作化上得到了广泛的应用。二．宏简介宏是计算机语言里的一种抽象，我们可以简单的这样来理解，就是我们录制宏的时候，计算机会记录我们所操作的命令，然后把这些命令连接起来，最后自动将这些命令生成VBA语言的代码，这样我们对一个特定对象的操作就抽象成了对一类对象的操作，下次遇到类似的对象，我们就可以运行这个宏，它会按照我们上次记录的命令来依次操作这个对象，这样就达到了让计算机重复相同操作，实现办公自动化的过程。三．快速设置思路在基本了解上述概念的基础上，就可以进行相关操作了，录制宏的思路如下：选择对象——﹥录制宏——﹥执行相应命令——﹥停止录制宏——﹥赋予快捷键（命令按钮）——﹥编辑修改——﹥完成录制完一个宏后，我们可以简单的理解为我们已经建立了一个函数，这个函数可以帮我们完成一个特殊的功能，因此只要我们调用该宏，它就能实现我们的功能。调用宏的思路如下：选择对象——﹥按快捷键（点击命令按钮）——﹥完成功能实现四．举例说明下面就以理学院团委要求的入档材料格式设置为例，详细介绍这一过程。理学院团委规定：所有归档材料打印稿一律采用A4纸，页边距设置为上3.7cm，下3cm，左2.8cm，右2.6cm。首行缩进两字符。标题采用宋体3号，加粗，居中，副标题采用楷体小4号，加粗，居中。一级标题采用汉字一、二、三，黑体，小4号，加粗；二级标题采用（一）（二）（三），楷体，小4号，加粗；三级标题采用数字1.2.3.，宋体，小4号，加粗；正文采用宋体，小4号，1.5倍行距。宏的录制A4纸和页边距是每个文档都要进行设置的，但是容易遗漏，因此，我们将这项操作和对标题的格式设置操作捆绑到一起，录制宏“设置页边距和标题”。步骤如下：打开需要设置的文档，选择标题。点击“开发工具”——﹥“录制宏”弹出对话框。输入标题，点击键盘按钮（给这个命令赋予快捷键）。弹出快捷键设置对话框。完成后点击指定，然后点击关闭，开始录制宏。点击“页面布局”选项板，点击纸张大小，选择A4点击“页边距”，选择自定义边距，弹出设置对话框。点击确定设置标题的格式，点击“开始”，设置成相应参数。完成之后，点击“开发工具”，“停止录制”。9．这个宏已经录制完成了，好了，我们按住键盘上的Alt+F8，这是会弹出宏对话框，选择我们刚才录制的宏，进行相应的操作，我们不妨点击“编辑”按钮，去解开宏的真实面目。．宏的调用通过努力，一个设置页边距和标题格式的宏已经做好了，那么使用它呢？其实很简单，当你打开一个需要设置格式的文档的时候，你只需要选中标题文字，然后按住键盘上的Alt+T（你之前设置了什么快捷键就按什么快捷键），标题瞬间就会变成你需要的格式。副