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档案管理的办公自动化应用研究 　　本文将对档案管理的自动化进行一定的探讨，证明实现档案管理的办公自动化能使档案信息更好的发挥功能和效益，更好地服务于相关单位和机构，是档案管理的需要。 　　【关键词】办公自动化 档案管理 应用 　　随着我国信息化的不断加强，档案管理已从过去管理的文书档案不断发展为当前的综合档案，计算机及信息数字技术推动了办公自动化的普及，办公自动化给档案管理带来巨大的便利，我们可以随时进行调用的重要资源。因此，解决目前档案管理方面的问题，实现合理、有效的办公自动化管理，已成为当前档案工作的重要部分。 　　1 传统的档案管理存在的问题 　　传统的档案管理的保存工作不容易做好，造成档案资料容易出现不同程度的遗失、由于多数文件档案需要长期保存，为了改善文件存储的环境，避免可能造成档案纸张受潮、虫蚀或火灾等灾害，相关单位每年都需要投入大量的文档保管费用。此外，由于认为翻阅而产生资料和信息的遗失现象也市场发生，这会给相关单位带来不同程度的损失。此外，由于档案需要反复查阅，有需要时还有带出查阅场所，这样就存在元件受损或者遗失的可能性，影响了档案保管与利用管理工作的顺利进行。传统的档案管理方式存储档案的数量极其有限，而当今社会由于科技和文化的迅速发展，档案的种类和数量也在不断增加，涉及的方面也很广，当信息大量、频繁的产生时，则会使归档工作难度加大，是管理工作的效率极大地降低。根据传统档案管理存在的上述问题，我们可以清楚的看到传统的档案管理方式已不适合当今的情况，我们需要对传统的管理方式进行改革，实行档案管理的办公自动化，这样才能更好的做好档案管理工作。 　　2 办公自动化对档案管理的影响 　　2.1 对档案工作的规范化标准化要求更高 　　办公自动化的应用要求档案工作必须做到规范化及标准化，只有规范的档案信息才能用电脑处理，才能在公共网络上实现交流与共享。所以，档案管理的各项基础工作必须实行标准化。 　　2.2 有助于实现文件与档案管理一体化 　　办公自动化中文件处理和档案管理直观地表现为一个连续的过程。例如，在电视台所有的公文都需办公室处理，当办公室接到贡文化，除了要在电脑上对其特征进行著录，利用数据库编制检索工具还要对文件内容和主体进行分类确定其内容特征标识，完成标引过程。这就是文档一体、随办随归的档案综合管理。这种管理模式极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和质量。 　　2.3 对档案保管条件要求更高 　　办公自动化对档案管理和保管环境有很高的要求。机读档案对保管环境的温度要求在20士2℃，对相对湿度的要求在50士5%；此外，归档的磁盘需要写保护措施，磁盘按编号顺序竖放到专门的载体上，使用时，不能用手直接触摸磁盘的裸露处，也不能弯折磁盘、用硬笔在保护套上划写，以防止机械损伤。 　　2.4 对管理人员的素质要求更高 　　办公自动化要求档案管理人员不断提高自身素质及科学文化水平才能胜任本职工作。档案管理人员凭借原有的管理和保护知识是管理不好新型载体档案的，只要及时更新自己的知识体系，学习新知识、掌握新技术，了解和熟悉新设备的工作原理、特点、功能使用芳芳，提供自身的管理水平与业务能力，才能适应现代管理工作和科学技术发展的需求。 　　3 办公自动化往档案管理中的应用 　　3.1 电子档案的收集工作 　　在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，这就要求相关档案部门积极参与档案管理的办公自动化的开发中，以功能合理的文件管理管好电子文件。 　　3.2 电子档案的整理工作 　　电子文件的整理是指根据有关原则和方法，把收集积累的电子文件进行分类处理。具体到某一单位，首先，此单位各部门的文书人员根据纸质档案的归档范围将需要归档的电子文件进行分类、划分保管期限；然后，定期归入档案库及档案数据库的文件，档案人员可以随时检查文书人员所做的分类和保管期限是否正确，并及时作出更正，并在年终进行计算机辅助组卷，之后系统会自动生成各种检索目录，这样不仅完成了电子档案的整理工作，也形成了各种检索目录。 　　3.3 电子档案的保管工作 　　电子文件的特征不同于纸质文件，任何做好保护和维护工作，使其安全可靠并长期处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。 　　3.3.1 要保证电子档案载体物理上的安全 　　通常情况下，电子档案以脱机的方式存储到一定介质中，此时需要创设一个适宜其保护的环境，比如温湿度的控制；并保证避光、防变形的需求；远离有害气体等。 　　3.3.2 要保证电子档案内容逻辑上的准确 　　电子档案的存储必须依赖一定的计算机硬件平台，将其以人们能够直接阅读的格式展现在读者面前，所以，在运用电子档案时，不仅要保护好电子档案，更重要