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公司移动电话管理制度 电话管理制度
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郑 州 印 之 星 印 务 有 限 公 司
管 理 制 度—人 事—022
电话管理规定
一、原则:电话是公司内所有工作人员的重要联络方式,为保证电话联络的畅通,保证各项工作的正常开展,特制定本制度。
二、适用范围:适用于本公司所有固定电话、移动电话的管理。
三、管理规定
1.1职责
1.1.1办公室:负责电话的新增、使用、维修、停机等相关事项的统筹管理;
1.1.2电话责任人:负责管理自己的电话及控制电话费用(一人以上共用一个电话号码的,责任由所有使用人共同承担);
1.1.3各部门:负责宣传、执行本管理规定;
1.1.4财务部:负责对电话费用结算;
1.1 基本原则
1.1.1 实行“谁使用谁负责”原则,每部电话使用人即为负责人,若无固定使用人则视为部门负责人负责;
1.1.1办公电话原则上不得作私人电话使用;
1.1.2办公室电话主要用于工作联系,提倡使用文明、简捷的语言,以减少通话时间;
1.1.3非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话;
1.2 电话号码的申请与业务办理
1.2.1部门因业务扩大或增加人员需新增电话,由部门填写《电话卡、机申请表》(附表3)经部门负责人审核董事长批准后交由办公室进行办理;
1.2.2新增电话及电话业务开通及变更(例如:变更套餐、开通某项业务或取消某项业务等所有业务)均由办公室于每月25—30日一次性办理,其他时间不予办理;若有特殊情况急
需办理者,需注明急需原因,经办公室核实,董事长批准后办理。
1.3 电话移机、停机、停用号码重新起用
1.3.1各部门人员因工作原因发生办公地点变动需要移机时(有线固话),由部门人员提前30日告知办公室,办公室与相关营业厅联系办理移机手续;
1.3.2部门人员调整、人员变动等各种原因需要停止使用电话时,部门负责人需向办公室报停,号码由办公室收回;
1.3.3公司给部分员工配置的手机号及业务电话号,在因各种原因需要收回时,为保障不影响公司正常工作和业务的进行,该手机费用继续缴纳!部门负责人如认为该电话号码已没有使用价值时,需申请报停,号码由办公室收回。如该号码已无使用价值,部门负责人又未报停所造成的经济损失由部门负责人承担。
1.4 电话的故障维修管理
1.4.1使用者如发现话机、线路等故障要及时报修;
1.4.2非专业人士不得私自拆装电话;
1.4.3电话发生故障后,需由使用部门及时报办公室,由办公室与相关营业厅联系,组织检修,以确保线路畅通,因维修产生的费用,由电话使用部门负责费用申报。
1.5 电话费用
1.5.1 公司电话费管理归属部门为办公室。
1.5.2 公司各部门办公固定电话费用实行预算定额缴费,各部门本着实事求是的原则,结合目前相关部门及所属岗位话费的实际情况,填写《部门电话定额预算缴费表》(见附表2),每月25-30日由办公室人员统一到各营业厅按照定额预算金额办理电话缴费业务,并索要和领取发票,财务部凭票据给予报销。
1.5.3 除月底统一缴费外,各部门固定电话其他时间所涉及到的缴费程序,由部门负责人填写《电话临时缴费申请表》(见附表1),报董事长批准后,交财务部进行网上缴费,以达到更快的恢复正常通话。
1.5.4 因我公司现用的无线固定电话中有部分电话为包年电话,待年费用完后再执行定额
缴费,若遇年费余额低于100元,无法满足话机正常通话维持至次月统一缴费时间,部门需于当月24号下午18点前报办公室,由办公室按照部门《电话定额预算缴费表》中金额从当月进行缴费;因部门未及时告知办公室造成包年电话余额不足的停机现象,部门负责人可按照本制度3.6.3中程序申请缴费。
1.5.5 由于工作需要,公司为部分部门人员及管理人员配置手机号码的,实行一人一号的管理原则,公司只负责补助该号码的月租费用(现公
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