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《文书档案管理》复习内容 第一章 文书与档案 1文书的概念 文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。 简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。 2该定义的内涵： 文书是文字材料的一种。 文书有特定的格式和明确的授受关系。 文书具有应用性，属应用文范畴。 文书有很强的目的性和针对性。 文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者。 3文书的本质属性是什么，如何理解？ 文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。 现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。 执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。 现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。事务办理完毕或问题解决，文书的执行即告终止 4文书的特点。 文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面： 1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。①指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织有时也以领导人的名义发文，此时代表的是其所在的机关、单位。②私人文书的法定作者是享有公民权的个人。 2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。 3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。 5名词解释：法定作者。 1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。①指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织有时也以领导人的名义发文，此时代表的是其所在的机关、单位。②私人文书的法定作者是享有公民权的个人。 6文书、文件、公文的联系与区别。 文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。 在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。 文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。 一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。 另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。 文书与文件的重要区别是： 文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。 在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。 使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。 7档案的概念及其内涵。 人们在社会实践中对档案这一事物不断加深认识，逐步形成了关于档案的完整概念。但具体的表述各有不同，差异主要在于“属概念”，主要有“文件”、“文书材料”、“历史记录”、“文献”等。 联系文书概念，档案的定义可以简洁地表述为： 档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的文书。 档案的内涵 这一定义的内涵有以下几点： 档案是由文书材料有条件地转化而来的，是文书的另一种存在形式。文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文书不是档案。所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序。第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值的文书，才有必要作为档案保存。第三，将文书按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。档案就是经过立卷归档集中保存起来的文书。 档案是各机关、组织和个人在其自身活动中形成的。由文书转化而来的档案，同样来源于形成者特定的实践活动。（文书的作者未必就是档案的形成者） 档案的形式是多种多样的。文书的物质存在形式决定了档案的物质形式。在人类社会长期的社会实践中，文书和档案的形式不断发展和变化，丰富多样。 档案是保存备查的原始记录。文书是行为主体在自身的职能活动中形成的，由文书转化而来的各种档案就是人们社会活动的原始记录，而不是事后另行编写和随意收集的间接材料。 8文书转化为档案的