文件和记录管理程序GQSX-EPC-SG-CX-0001.docVIP

中国石油 港清三线输气管道工程 EPC管理体系文件 文件和记录管理程序 编码 GQSX-EPC-SG-CX-0001 PMC批准人 批准日期 0 正式使用 B 根据监理意见修正 A 初步使用 版本 日期 文件状态 编制人 审核人 批准人 目 录 1范围 1 2 定义 1 2.1 代码 1 2.2 编码 1 3 报批文件编码系统组成 1 3.1 文件编码构成 1 3.2项目代码 1 3.3 文件大类代码、部门代码及文件类型代码 见附件1 1 3.4编码编制顺序 2 4函件编码系统组成 2 4.1函件编码构成 函件编码的构成见下表： 2 4.2函件类码、单位代码 2 4.3编码编制顺序 2 5合同文件编码系统组成 3 6附件 3 1范围 本程序适用于管道工程项目建设期间各承包商与EPC项目部、业主、监理往来文件的编码。本程序规定了在该项目中所使用的报批文件、函件、合同的编码规则和方法。 2 定义 2.1 代码 在管理系统中用字母或数字标识一个被管理对象，这个字母或数字就叫做代码。码具有唯一性。 2.2 编码 由代码组成的码值叫做编码。 3 报批文件编码系统组成 报批文件编码是由项目代码、单位代码、部门代码、文件类型代码、文件序号等5个子系统组成。 3.1 文件编码构成 3.2项目代码 港清三线输气管道工程项目代码 3.3 文件大类代码、部门代码及文件类型代码 见附件1 “港清三线输气管道工程报批文件编码分解表” 编码编制顺序 项目代码→单位代码→部门代码→文件类型代码→文件序号注：各代码之间应加“－”。 函件编码系统组成 函件是指EPC 项目部、业主、监理、承包商、设计之间往来文件时所使用的。 函件编码由项目代码、函件类码、发出单位代码、发出单位部门代码、接收单位代码、函件序号6 个子系统组成。 函件编码构成 函件编码的构成见下表： 级别 代码串 类别 字符 一级 项目代码 2 个字母 二级 A 函件类码 1－2 个字母 三级 BB 发出单位代码 1－3 个字母四级 CC 发出单位部门代码 1－3 个字母 五级 DD 接收单位代码 1－3 个字母 六级 EEEE 函件序号 4 个字母 函件类码、单位代码 见附件2“信函、文件编码分解表”。 编码编制顺序 项目代码→函件类码→发出单位代码→发出单位部代码→接收单代码→函件序号 注：各代码之间应加“－”。 合同文件编码系统组成 项目部与承包商、供货商等之间的承包合同、供货合同、租赁合同等编码应按照以下方法进行： -HT-XX-0001～1000 其中，为项目代码，HT 代表合同，XX 代表合同类型，序号从0001 至1000。根据合同类型不同XX 分别填写PC(采办合同)、CN(施工合同)、LE(租赁合、LA（征地合同) 、AG（协议）。 具体详见下表： 项目代码 合同代码合同类码 合同序号 项目代码 HT 采办合同 PC 0001-1000 施工合同 CN 租赁合同 LE 征地合同 LA 协议 AG 其他合同 OT 附件管道工程报批文件编码分解表 信函、文件编码分解表 报批文件模板 信函文件模板 附件 1： 管道工程报批文件编码分解表 项目代码 单位代码 部门代码 文件类型代码 文件序号 EPC项目部 EPC 设计部 SJ 管理程序、规定 CX 0001-9999 采办部 CB 手册 SC 工程控制部 G报告 BG 部 作业指导书 QHSE部 HSE 计划、部署 JH 外协部 WX 细则、规则 XZ 施工组织设计、技术方案 FA 招标 管理办法 BF 单位代码 文件类型代码 文件序号 GQSX 施工单位 YJ 管理程序、规定 CX 0001-9999 管道一公司 HB 手册 SC 一分 YJ1 报告 BG 二分 YJ2 作业指导书 ZY 三分 YJ3 计划、部署 JH 五分 YJ4 细则、规则 XZ 建筑 YJ5 施工组织设计、 技术方案 FA 电讯