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巧用Excel 提升工资管理数据处理能力 　　摘 要：Excel是Office办公室软件中非常重要的组成部分，它不仅能够方便地处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的处理上。通过工资管理实践，总结数据处理中常用的几个函数及其他工具，希望能够帮助工资管理人员提高数据处理能力。 　　关键词：工资管理；数据处理；函数；分类汇；数据透视表 　　中图分类号：F244 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）22-0055-02 　　读过《杜拉拉升职记》的人一定记得，沈乔治为汇总SH中国两千多人的加薪数据熬得一宿未睡，最终却因为函数使用上的一个细节而功亏一篑，相信作为工资管理人员，你一定也有过如此惨痛的经历。那么如何做，才能使海量数据处理工作变得既轻松又有高效呢？学会巧用常用的办公软件——Excel表格，提升工资管理中数据处理能力。 　　一、充分利用函数功能 　　Excel表格里面有11类三百多个函数，种类非常丰富，功能非常强大。工资管理数据处理中常用的有以下几个： 　　1.从已有数据中提取所需数据。（1）从中间提取。使用MID函数。假如从身份证号中提取出生日期，可以使用公式“=MID（C1，7，8）”，C1代表职工的身份证号，采用拖动或复制的方法即可提取全部职工的出生日期。（2）从两端开始提取。从左端提取使用Left函数，右端提取使用Right函数。例如，在一个工作表中，某一列的资料是地址，录有省、市、街道、电话号码等。如果你想单独获得省份，可利用公式“=Left（A2，3）”，“A2”代表地址，“3”表示从第一位开始，共截取3个字符。如果你想单独获得电话号码，可利用公式“=Right（A2，8）”，“A2”代表地址，“8”表示从最后一位开始，共截取8个字符。 　　2.将已有数据进行连接或关联。（1）数据连接。可以使用连接符“”，在表格中直接公式“=a2b2”，即可将a2和b2两个单元格的数据连接在一起。（2）数据关联。将两张具有相同列或行数据的sheet表中的数据关联在一张sheet表中，分以下两种情况：1）如果两张sheet表的行或列数据数量完全一样，可以以这一行或列数据作为主要关键字进行排序，排序后，复制粘贴即可。2）如果两张sheet表的行或列数据数量不完全一样，则要使用vlookup函数或hlookup函数。前者适用关联列数据，后者适用关联行数据。 　　举例：sheet1表中有两列：姓名、籍贯，sheet2表中有两列：姓名，身份证号码，sheet1表中的姓名和sheet2表中的姓名部分一致，假若想要使sheet1表的姓名同时具有身份证号，则可以在sheet1表中的新一列写入公式“=vlookup（A2，Sheet2！$A$1：$B$50，2，0）”，使用填充柄填充其他单元格即可完成关联操作。切记vlookup函数中第四个参数，精确匹配用“false”或者“0”，模糊匹配用“true” 或者“1”。 　　3.获得“年龄”、“虚工龄”、“实工龄”等，以及补发工资要用到的天数、月数。 　　（1）“年龄”、“虚工龄”、“实工龄” 的获得。1）“年龄”、“虚工龄”获得可以利用year函数，计算公式是“= year（B1）-year（A1））”，公式中的A1和B1分别存放起止日期。若A1和B1分别代表出生日期，现在日期，则计算所得为“年龄”；若A1和B1分别代表参加工作日期，现在日期，则计算所得为“虚工龄”。2）“实工龄”计算要使用trunc和days360函数，days360函数主要是计算两个日期之间间隔的天数，trunc是一个取整函数。计算公式是“= trunc（days360（B1，A1）/360，0）”，公式中的A1和B1分别代表参加工作日期，截止日期。 　　要计算参加工作到系统当前时间的实工龄，可以将公式修改为“= trunc（days360（A1，now（））/360，0）。其中now（）函数返回当前的系统日期和时间。 　　（2）补发工资经常要用到的“天数”、“月数”。可以利用函数days360获得“天数”、“月数”。“天数”计算公式是“= days360（B1，A1）”。“月数” 计算公式是“= trunc（days360（B1，A1）/30，0）”，公式中的A1和B1分别代表起薪日期，截止日期。如果截止日期现在无法确定，只需要把B1改为now（），无论什么时间打开，都会计算为截止当前日期需要补发的“天数”、“月数”，数据自动更新，这一点非常方便。 　　这个公式对补发工资计算非常有用，当你遇到需要计算中途退休、死亡、离职职工需要补发的月数、天数的时候，使用它非常方便。 　　4.新老工资标准之间的替换。假设进行工资调整，工资管理人员将面临相应的增资测算。因为不同