会计档案管理讲义论述.ppt

档案排架 档案库房管理制度 1、会计档案库房实行专人管理，非工作人员未经许可不得入库。 2、档案柜架要从左到右自上而下排列编号，并编制库藏档案存放索引。 3、对入库档案要认真检查，分类排列，科学管理，做到帐、物相符。 4、从库房提取档案，并逐卷登记，对归还档案要认真检查，注销入库。 5、每年不定期对各库库藏档案进行一次抽样检查。 6、库房管理人员岗位变动，要办理交接手续，不留隐患。 7、做好档案“十防”，坚持“以防为主，防治结合”的原则。 8、做好档案库房的温湿度控制与调节工作。 9、档案入库前消毒除尘，并定期放置杀剂。 10、建立健全库房安全消防工作责任制。 11、档案库区严禁火种和污染，禁止带入危害档案的物品。 12、 做好档案技术保护工作，确保档案的完整与安全。 （二）会计档案的保护措施 1、档案入库前，应做好消毒除尘工作，库房日常管理应建立定期虫、霉检查制度，发现虫、霉及时处理。 2、档案库区应配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查更换，对电器设备应定期检查电器线路，库内严禁明火装置，严禁使用电炉及存放易燃易爆物品。 3、档案库房应采用白炽灯作照明光源，严禁阳光射入库内。 4、、库房温度保持在14℃—24℃,相对湿度控制在45%—60%。 5、半年对档案进行一次“六防检查，发现问题，及时采取措施处理。 6、破损或变质档案及时进行修复和复制。 （三）计算机会计档案的管理 存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表，具有磁性化和不可见的特点。因此，必须注意安全和必威体育官网网址措施。 ??? 会计电算化系统档案管理 　　打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按纸质会计档案管理。（必须有会计主管的签章才能存档保存） 会计电算化系统档案管理 　　　随计算机配置的系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件、数据备份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。 三套保存（一套封存、一套异地保存、一套利用） 存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所 钢丝录音机 ??? 1、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同建筑物内。 ??? 2、采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。 ??? 3、严格执行安全和必威体育官网网址制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等行为，都要进行相应的处理。 ??? 4、各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。 ??? 5、借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。 二、会计档案的统计 档案统计制度 1、在档案接收、整理过程中，及时做好验收、鉴定、统计工作随时对档案的接收、移出、借阅、保管、利用效果进行登记造册，掌握档案馆藏数量及动态。 2、建立档案综合台帐和分类台帐，统计各类档案数量的变化情况，在档案收进、移出或销毁时，均应及时造册，准确地修正相应台账。 3、各类档案的基本统计单位为保管单位（卷、册、盒），并相应统计其长度。 4、每年进行一次库存藏档案合格率、利用率统计分析，提高入库案卷质量和利用水平。 5、按照档案部门要求，每年按时按要求上报会计档案情况数据。 第六章 会计档案的利用 一、会计档案借阅制度 二、会计档案的用途 《会计档案管理办法》第七条规定 ： 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 会计档案