文書作成の基礎知識.docVIP

? 文書作成の基礎知識 ? ◇文章作成の要領 よい文章を作成するには、的確な言葉や語句の豊富さが求められます。正確で簡潔であるとともに説得力があり、読み手にすぐ理解できるように明瞭に書く事が大切です。文章を読んだときの言葉の響き、リズムのよさもよい文章のポイントとなります。＊タイトルはわかりやすいか　＊必要要件は入っているか　＊データーや数字は正確か　＊文章が後先になっていないか　＊わかりやすい展開になっているかなどチェックします。文章が長すぎる場合は、途中から２つに分けたり、文節が長すぎて何行もつながっているときは、途中で改行し、読みやすさにも注意します。 効果的で説得力のある文章にするには、これ以上削ると意味が通じなくなるまで余分な表現を削ぎ落とし、その後、推敲を重ねながら、改めて言葉を書き加えたりして文を仕上げていきます。 校正するときは、句読点の打ち方や誤字、脱字など細かいところにも目を配ります。伝えたい内容（日時、場所、人名、品名、数量、金額、電話番号など）がもらさず確実に書かれているか第三者の気持ちになって注意してチェックします。 「６Ｗ２Ｈ」　Ｗｈｅｎ??????　 いつ　　　　　　　　年　　月　　日　　時間 Ｗｈｅｒｅ?????　どこで　　　　　　　場所 Ｗｈｏ???????　誰が　何が　　　　　主語 Ｗｈｏｍ??????　誰に　　　　　　　　目的語 Ｗｈａｔ??????　何を　　　　　　　　目的物 Ｗｈｙ???????　なぜ　　　　　　　　理由、目的 Ｈｏｗ???????　どのように　　　　　状況、方法 Ｈｏｗ　ｍｕｃｈ??　いくら　　　　　　　費用 （Ｈｏｗ　ｍａｎｙ??　いくつ）　　　　　　数量 ◇文章作成の注意点 書くべき内容をはっきりさせる。頭に浮かんだことをメモする。 １文書１案件とする。１つの文の中に2つ以上の違った事項を盛り込まない。 長すぎる文は書かない。「で」、「が」、「ので」などの接続助詞を１つの文中で何回も使わない。 ４．特殊なことばやかたくるしいことばを使わず?口調のよい日常使っていることばを用いる。 ５．主語と述語をできるだけ近づけ、明確で分かりやすい文にする。 ６．起承転結を整え、簡潔で効果的な構成を工夫する。 ７．音読することばで、意味の２様にとれるものは、なるべくさける。 ８．漢語をいくつもつないでできている長いことばは、むりのない略し方をきめる。 ９．同じ内容のものを違ったことばで表記すことのないように統一する。 10．「止め言葉」を統一する。 　　　　　　　　　??????だ。 　　　　　　　　　??????である。 　　　　　　　　　??????です。 　　　　　　　　　??????であります。 　　　　　　　　　??????でございます。 ◇表記の仕方 １．見出し記号 （１）文章を項目に分けるときは?細分するごとに1字ずつずらし?次の順序による記号を用い、書き出します。 　　1　2　3　4…… 　　　　　(1)(2)(3)(4)…… 　　　　　　① ② ③ ④…… 　　　　　　　a　b　c　d…… 　　　　　　　　(a)(b)(c)(d)…… 　　　　　　　　　アイウエ…… 　　　　　　　　　　(ア)(イ)(ウ)(エ)…… （２）前記の7種で足りないときは?次の記号を用いてから?前記の記号を用いてもよい。 　 　　１２３……の前に第１章、第２章、第３章……あるいは 　　　　　　　　　　　　 Ｉ　　Ⅱ　　Ⅲ　…… 　　 　ａｂｃ……の前に　Ａ　　Ｂ　　Ｃ ２． 区切り符号 　　 区切り符号は次のような使い方をします。 。まる　　 　 文の終わりにつける。 （句点）　 　 「　」、『　』、（　）の中でも、文の言い切りには打つ。 新聞?雑誌では省略しているのが普通である。 箇条書きでも?文の言い切りには用いる。 横書きの文では、「?」ではなく「.」を用いることがある（特に技術文書） 事物の名称の列記には用いない。 「　」、（　）の中の簡単な語句、引用句には用いない。 、てん　　 　主に縦書きに用いるが?横書きにも使う。 （読点）　 　 主語のあとにつける。（文が短いときは打たない） 1つの主語に、2つの述語があるときに打つ。 語句が並立するときに打つ。 2つの文をつなぐときにつける。 接続詞や副詞のあとにつける。 感動、呼び掛け?応答のあとにつける。 限定、条件、理由のあとに打つ。 数字の区切りに打つ。 倒置文の述語の前に打つ。 中間の主語の前に打つ。 読み誤りを防ぐために打つ。 ，コンマ 　　横書き用の読点としても使う。 横書き用の数字の位置取りに使う。 ?なかてん 　名詞?代名詞を並列するときに打つ。 (中点)　　 外来語?外国