文件標準管理程序-高雄醫學大學秘書室.docVIP

高雄醫學大學 文件編號：QP-04-01 版 本： 3.0 版 製定日期：94年03月16日 修訂日期：100年10月11日 擬案單位：秘書室  文件類別 作業程序 版本 3.0 文件名稱 文件標準管理程序 頁次 1 OF 3 文件編號 QP-04-01 製修日期 100.10.11 修 訂 紀 錄 修訂日期 修訂內容摘要 修訂頁次 修訂頁次 版本本本本 2005.03.16 2005.11.30 2006.01.26 新制訂 4.3 新增:必要時得授權副校長核決與 頒布 5.4.3.3 QR 品質紀錄修正為品質紀錄依所依附之文件編號編碼。 3.1三階為……作業指導書、校內相關法規、辦法等文件,刪除劃線部份。 3.2 依據法規修訂及頒布辦法(QP-04- 0X),修改為:法規審核及公告作業程 序(QP-04-05) 4.5為有效運作……,各行政與教學單位應指派 適任人員負責該單位文件之收發與管理。各 單位文件……,刪除劃線部份。 4.6程序書制定由各單位代表人改為各單位 承辦人;品質手冊核准及程序書核准由校長改 為校長或副校長。 5.1.2(與該文件之保存年限相同)……..(註：本項請將各紀錄之修訂年限列出) 修改為:依修訂日期列出修訂內容。 5.2.8紀錄之保存:……設定記錄原稿之保存單位和保存年限改為一一條列每件紀錄之保存期限。 5.4.2文書電腦化管理:……文字大小以14、行高以20pt為原則,刪除劃線部份。 5.4.4外部收文及發文之編碼原則，依行政院頒布文書處理檔案管理相關規定為準修改為: 外部收文編碼以民國年………組合而成。 1 OF 5 4 OF 5 1 OF 5 2 OF 5 3 OF 5 4 OF 5 1.0 1.1 1.1 1.2 1.1 1.1 1.2 文件類別 作業程序 版本 3.0 文件名稱 文件標準管理程序 頁次 2 OF 3 文件編號 QP-04-01 製修日期 100.10.11 修 訂 紀 錄 修訂日期 修訂內容摘要 修訂頁次 修訂頁次 版本本本本 2006.01.26 2006.02.13 2007.05.08 5.4.5頁次:……附件另編頁次改為:附件如果祇有一頁不編頁次,但同一附件若超過一頁…………(1/3) 5.4.6附件:應於左上角標示【附件x】……其頁次另編,改為並於左下角記錄保存期限, 右下角記錄附件編碼。 5.5.4修訂理由、內容簡述改為修訂內 容摘要。增加並在…畫線 6.1法規之制修及審查辦法(QP-04- 0X),修改為:法規審核及公告作業程 序(QP-04-05) 7.附件及8.紀錄之保存的記載格式修改 7.1(QP-04-01-01-10)改為(範例) 7.2(QP-04-01-02-10)改為(範例) 7.3(QP-04-01-03-10)改為(範例) 8.紀錄之保存:永久保存刪除劃線部份 新增:8.1 封面頁 (範例) 永久保存 8.2 修訂紀錄 (範例) 永久保存 8.3 內容頁 (範例) 永久保存 [附件一] [附件二] [附件三]刪除其左下方之保存期限與編號。 4.2管理代表新增審查三、四階文件之權責 4.3校長及副校長新增核准三、四階文件之權責 4.4刪除三、四階文件由各單位……核決。 4.6 配合4.2及4.3修改 3.4(新增):定義何謂文件部份變更或修訂 5.1.4(新增):制(修)訂日期,一律以民國年記載。 4 OF 5 5 OF 5 附件 1 OF 5 2 OF 5 1 OF 5 2 OF 5 1.2 1.1 1.3 1.2 1.4 1.3  文件類別 作業程序 版本 3.0 文件名稱 文件標準管理程序 頁次 3 OF 3 文件編號 QP-04-01 製修日期 100.10.11 修 訂 紀 錄 修訂日期 修訂內容摘要 修訂頁次 修訂頁次 版本本本本 2007.05.08 96.10.08 97.03.19 100.10.11 刪除5.5.3 原5.5.4遞補為5.5.3,並將內容修改為”文件變更或修訂