财务档案管操作指引.docx

财务档案管理操作指引1.总则1.1制定目的：财务档案是记录和反映公司经营全过程的重要经济史料和凭证，是公司档案的重要组成部分。为加强财务部财务档案的管理，规范财务档案管理过程中所涉及环节，妥善管理财务档案，避免由于管理不善而导致公司遭受损失，特制定本指引。1.2 适用范围：本指引适用于华人置业集团在成都成立的公司，包括但不限于：爱美高房地产（成都）有限公司、四川爱美高房地产有限公司、爱美高实业（成都）有限公司、四川忠信物业管理有限公司、成都市旺权投资有限公司。1.3管理部门：由财务部设财务档案管理员，集中统一管理财务部财务档案。1.4财务档案的定义：本指引所称档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，以及其它记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。上述资料除特殊说明外均指原件。2.财务档案的范围及分类2.1会计凭证：含会计原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他会计凭证；2.2会计账簿：含日记账（包括现金和银行存款日记账）、总分类账、科目明细账、往来明细账、成本费用明细账、台账及其他辅助账等；2.3会计报表：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;2.4统计报表：对外部单位报送的相关统计报表； 2.5经济合同：含工程施工合同（含结算资料）、加工承揽合同、土地出让合同、投（融）资合同、设计合同、广告合同、销售合同及各种购销合同等；2.6收据、发票：含公司所有收据、发票，税务机关颁发的发票领购簿、以及自制的收据、发票领用登记簿。2.7纳税资料：纳税申报表，及其他报送税务局的相关资料；2.8电子资料存储介质：含账套备份数据及各种电子文档、电子表格等。2.9其他类：审计报告、验资报告、银行存款余额调节表、银行对账单、现金盘点表、债权债务确认单（内、外部单位往来和个人往来）、银行开户资料、证件如税务登记证等、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册、其他应当保存的会计核算专业资料。3.财务档案的整理应遵循财务工作的规范，定期按照财务档案整理的要求对会计凭证、会计账簿、会计报表等进行整理，形成公司财务档案。财务档案可暂由财务部会计人员保管（出纳人员不得兼任），年度终了后，会计人员造册移交给财务档案管理员并由公司财务部负责人监交，一般要求在每年六月底前交接完毕。3.1财务档案整理原则财务档案的整理原则是“分类、有序、装订成册、分类存档”即档案按类别、时间顺序整理好后填制封面装订成册，将装订成册的档案分类归档。3.2各类财务档案整理要点由于财务档案种类不同，整理要点略有不同：类别整理要点封面备注会计凭证检查日期、编号是否齐全摘除凭证内的金属物3、建议用“三针引线法”装订，装订厚度一般4厘米。凭证封面及侧面（附表1）会计帐薄建议用A4纸横向打印编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、明细账账本封口外要加盖有关印章4、整理后贴印花税票并注销，注销标记应骑缝会计帐薄封面（附表2）会计报表每期会计报表顺序按照会计报表报送要求顺序排列整理后装订成册装入文件盒文件盒封面及侧面（附表3）经济合同整理后装入文件盒内填制经济合同卷内目录（附表4）工程合同涉及决算应将决算资料附在合同后面一并归档文件盒封面及侧面（附表3）收据发票按《票据管理操作指引》的规定填制封面交财务部收据、发票管理员核销纳税资料分主管税务机关（国、地税分开，各税务局或所分开）整理后装订成册装入文件盒3、填制资料卷内目录（附表5）文件盒封面及侧面（附表3）电子资料储存介质财务软件账套数据由资讯科技部定期备份银行对账单和余额调节表及现金盘点表附在每月记账凭证后统一装订成册其它资料财务移交清册、财务档案保管及销毁清册、永久保管的财务档案要单独组卷整理后装订成册装入文件盒填制资料卷内目录（附表5）文件盒封面及侧面（附表3）4.财务档案的保管4.1财务档案的保管4.1.1财务档案的保管应采用专用库房、专用箱柜，库房要上锁，不得随意乱放。发现问题，及时报告财务负责人进行处理。4.1.2财务档案要系统管理，做到存放有序、整齐、系统排列。4.1.3在档案保存期间，要做好防火、防水、防盗、防潮、防虫、防霉等工作；严防毁损、散失和泄密。发观问题及时采取补救措施，确保档案资料安全。妥善保管存有财务信息的磁性介质或其他介质，注意防磁防潮。4.1.4机构变动或档案管理人员调动时，都应办理手续。由原管理人员编制财务档案移交清册，将全部档案逐一点交，接管人员接收，双方及监交人在清册上签字。4.2财务档案保管期限会计档案保管期限表序? 号档? 案? 名? 称保? 管期? 限备 ? ?? ?? ?? ? 注一会计凭证类??1.1原始凭证15年?1.2记帐凭证15年?1.3汇总凭证15年?1.4涉及外事的凭证永久二会计帐簿类??2.1总帐15年包括日记总帐2.2明细帐