办公室操作规程.docVIP

办公室管理规定 为加强办公室的管理；确保各项工作的顺利展开，营造一个良好的办公室环境，特制定本制度： 1、工作人员进入办公室必须着装整洁； 2、在办公室应讲普通话，主动与来访者打招呼，做到礼貌待客、热情服务； 3、爱护办公室的各项设施设备，随时保持办公室内办公桌、椅、沙发、及地面干净、整洁，营造一个良好的工作环境； 4、不得利用办公室会私客、聚会，不得在办公室用餐吃零食； 5、节约办公用品，如需应向办公物品管理人员申请领用并做好领取记录； 6、办公人员要做到随时整理办公资料严格分类存放，定期做好资料归档； 7、员工应做到今日事今日毕，当日工作当日完成，紧急事件不过夜； 8、领导布置的工作须按时完成，事后并向领导报告完成情况； 9、工作不扯皮、不推诿、积极完成各自负责的工作； 10、讲团结，讲风格及时协助其它岗位完成工作； 11、值班人员必须按时到办公室，并按值班要求开展工作，做好当班记录。 公司例会管理规定 为加强计划管理及公司内部的沟通、协调，对公司例会管理规定如下： 1、公司例会每月25日（遇休息日顺延）下午2时在公司会议室召开，公司领导、公司各部门经理、主管、行政、人事参加； 2、公司例会参加人员均需准时参加，会前预作详实准备，按综合部、工程部、保洁部、财务部、秩序部逐个汇报发言； 3、汇报内容： （1）、月度计划完成情况； （2）、公司领导指示、各部门的工作布置落实情况； （3）、当月计划执行过程中发生的问题及解决办法； （4）、当月计划未完成的事项、未完成的原因、补救的措施； （5）、好人好事及不良倾向； （6）、下月工作计划（重点）； （7）、需公司各部门或领导关注的问题； （8）、需公司各部门或公司解决的问题； 4、公司领导发言或布置工作； 5、其它： （1）、所有参加例会人员的手机调震动档； （2）、参加会议者提前安排好工作，一般不能请假，特殊情况需报总经理批准，并将参加会议的汇报材料交办公室； （3）、由办公室安排人员记录，整理会议记录、归档； 档案管理制度 根据公司档案管理规定，确保文档的完整与安全，特制定以下制度： 1、档案管理员（水电费充值管理员兼）负责所有文件(通知、规定、总结、报告、会议纪要等)及资料（技术图纸、说明书、手册、声像、市府法规、车辆档案等）的收集、存档和保管，做到完整、系统、准确； 2、任何人员借阅上述文件资料，须经经理批准，并在档案借阅登记簿中详细记录； 3、秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室； 4、员工个人档案材料、业主资料，严禁其它人员翻阅或借阅； 5、文件资料在归档前必须按字母顺序、内容或时间等形式进行整理分类、做到简练、方便； 6、定期对档案资料进行清理，以免资料堆积混乱，对过期、无保存必要的档案资料、文件，经领导批准后，按档案管理的有关规定做销毁处理； 7、实行档案现代化管理，应用计算机检索手段，做到文档管理标准化、规范化和程序化； 8、检查验收文件资料，并及时归档； 9、档案管理应做好档案“七防”（ 防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温）。 业主档案管理规定 1、业主档案管理由专人负责，入住、退房、换房等异动情况随时进行整理、录入； 2、档案管理人员必须保证档案摆放整齐、清楚、易查阅； 3、每月28日前将入住情况书面统计并向领导汇报； 4、相关人员查阅档案，必须进行登记后再进行查阅；如档案需外借，需做详细记录； 5、如查阅人员为外单位人员，需提供该人员所属单位出据的证明材料作为存档资料，并经经理同意； 6、查阅时应保证资料完好，不得丢失或损坏；如查阅人员在查阅过程中将档案资料损坏或丢失，根据公司相关规定承担责任； 管理处内部检查工作规程 1.0 目的 为加强客服、工程部、护管、保洁、绿化等工作的监督检查，确保工作和服务质量满足规定的要求。 2.0 适用范围 适用于管理处客服服务、治安保卫、环境清洁和绿化服务及设备运行工作的每日、 每周、每月的检查。 3.0 职责 客服助理负责房屋本体、装修施工、公共设施、公共场地等管理服务的日检查。 3.2 工程部主管负责设备运行工作的日检查。 3.3 秩序队长负责大厦安全秩序工作的日检查。 保洁班长负责大厦环境清洁、绿化工作的日检查。 管理处经理、主任助理每周对其分管的工作进行一次检查。 管理处经理负责组织人员每月对管理处进行全面检查，并对质量目标、投诉处理、回访情况进行统计。 4.0 工作规程 4.1 日检 4.1.1 客服工作日检查 大厦客服助理每日对各自所辖区域进行检查。 主要检查内容 a）房屋本体有无缺损和被破坏。 b）楼内及管辖区内各装修施工队有无违章作业和乱堆材料。 c）公用设施是否保持正常使用功能，有无受损