采购作采购作业规范.docVIP

采购作业规范 1目的 为规范本企业的采购工作，使各相关人员有序可循，特制定本规范。 2适用范围 适用于本企业所有物品的采购。 3采购基本原则 采购部应善用公司整体的管理及资源能力，于适当时机，依请购部门需求，以适当的价格及其他如运费、售后服务、厂商关系等有关条件下，购入适当数量及适当品质与功能的标的。 4采购程序 经授权批准人核签的请购单，除需补全说明者外，采购部应尽速凭此初选厂商、采购方式、询价、比价、议价，及负责洽议有关的付款条件及交货日期等。 4.1厂商对象的初选 采购部应从合格厂商名单中选定对象作进一步的之报价及比、议价。 4.2SWOT比较分析 采购部得会同使用部门或工程单位就重要采购案对各厂商作SWOT(STRENGTH优势／WEAKNESS劣势／OPPORTUNITY机会／THREAT威胁)比较分析，以供授权批准人参考。 4.3采购方式 本公司常用的采购方式计有报价采购、比价采购、议价采购、询价现购、招标采购、定价采购及订购等，采购部门也可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 4.3.1?集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购。 4.3.2?长期报价采购：凡经常性使用，且耗量大的材料，采购部门应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购。 4.4开放性采购 经常性请购项目，如原物料、办公设备、文具等，得依每季、半年或全年预估需求量，采开放性采购方式采购后，再由需求单位视实际需要联络厂商交货。 4.5规范确认 采购部得会同使用部门或工程单位依厂商所提供的产品目录或样品，共同与适当的厂商讨论有关的工程规范，澄清疑虑，并确认签证，以便厂商报价及日后承作的依据。 4.6询价、报价 除单一供应厂商或特殊理由外，采购部应依下列准则，洽请厂商报价。 采购金额 议价最低基准 3000元(含)以内 电话询价 2万元(含)以内 —张估价单及—家电话报价 2万元至30万元(含) 二张估价单 30万至100万元(含) 三张估价单 100万元(含)以上 四张估价单 4.7比价、议价 采购部取得厂商报价后，应参考下列各款资料进行比价、议价。 (1)本公司或同业往昔采购价格资料及折扣额。 (2)其他竞争厂商的价格资料。 (3)市场行情、材料成本、工资成本及趸售物价指数。 (4)其他有助价值分析的资料。 4.8公开招标、比价 采购部经理或上级主管得视个案需求，采用公开招标或公开比价，厂商须于规定时间内将报价单密封面交或邮寄采购部指定信箱中，厂务部门经理或上级主管得派员会同采购人员、稽核人员及其他有关人员公开开标比价。 4.9价值分析 采购人员应就下列10项检核要点作价值分析，供比、议价参考： (1)该项目的功能是否成就其价值? (2)该项目的成本是否与其功能相称? (3)是否该项目需要具备它所有的特性? (4)是否有其他事物可胜于所需求的功用? (5)是否能透过某种低成本的方法来制造有用的某部分? (6)是否能找到可派上用场的标准化产品? (7)该项目是否经由适当的机械或工具所整装成? (8)该项目的材料、人工及利润是否合理地反应其成本? (9)是否有另外可靠的供应商能够以较低的价位提供该项目? (10)是否有任何人以较低价位卖或买到该项目?(报价分析) 4.10预算控制 采购部比、议价后，其议价后总金额超过原请购预算金额达15％、且为15万元(含)以上者，此请购单需退回原请购部门重新审核预算及需要性，同时采购会填写单据、退回使用部门参考，以请购变更作业程序取消请购或增加预算采购。 4.11决标 原则上以最低价决标，若因品质、数量、交货时间、服务程度、供需关系维系或其他原因致未能选定最低标厂商时，采购人员或请购人须述明理由附于采购单上以供核签参考。经理级以上主管人员得视金额大小及重要性参与议价及决标过程。 4.12群力小组 针对下列性质的采购案件，采购部人员或上级主管得会同其他相关部门邀请具有专才或经验人士组织群力小组共同拟订规范、寻求厂商、评估、比阶、议价等，期使公司获得最大利益。 (1)大金额的采购案。 (2)重要或复杂采购案需专家或有经验人士共同解决者。 (3)采购人员未尽力或对采购人员持怀疑等负面意见时而欢迎有关人士共同参与的采购案。 4.13紧急采购 因突发状况需争取时效的紧急采购，依请购权责核准后，立即将采购单面呈授权批准人核示后，尽速交与厂商及有关人员。 4.14紧急采购管理 采购部应按月汇报各部门紧急采购次数供各部门经理参考以减少紧急采购。 4.15开立采购单 除零星费用方式采购外，凡经议价、决标确定后，采购部应依已核签的请购单、已确定的价格及其他有关资料与条件输入电脑，开立采购单，并附齐有关资料供采购部经理审核及授权批准人批准后，寄交厂商及有关人员。采购