模块二秘书事务工作..ppt

3.情况通报制度 利用《办公室督查督办简报》，定期或不定期对各单位、各部门落实上级部门重大决策、重要工作部署以及重要批示的办理情况，在一定范围内进行通报。对落实好的予以表扬，加以推广；对不足之处，及时指出，督促改进；对落实差的，要进行通报批评。 （四）督查工作方法 办公室督查督办工作，将根据督查督办事项的内容采取催报督促、督查调研等方式进行。 1.催报督促 重要决策出台或工作部署之后，在规定的上报或办结期限内，办公室要定期或不定期对承办单位的工作进展情况和办理结果进行催报。 2.督查调研 办公室在开展督办工作时，要寓调查研究于督查之中，边督查边调研，进而形成调研成果，为领导做好参谋助手。 （五）督查工作要求 （1）工作人员要以认真负责的态度，做好督查督办工作。 （2）督查督办工作应本着实事求是的原则和一丝不苟的精神，深入调查研究，及时、全面、准确地了解和反馈有关情况，并对涉密事项严格必威体育官网网址。 （3）督查督办过程中，督办人员要加强与被督办部门之间的沟通与联系。对涉及几个职能部门的事项，部门之间有意见分歧不能解决时，应做好协调工作。 （4）凡列入督查督办的事项，都应当有明确的督办结论；凡未按时并保质完成的工作，应如实向领导汇报以便作出决策，并责成有关部门限时完成。 二、信访工作 （一）信访工作的含义和方法 所谓信访，是来信来访的简称，是指社会成员通过写信、走访、电话等形式，向党和国家机关、企事业、社会组织及其负责人反映情况，表达个人和集体意愿的一种政治交往活动。 （二）信访工作的程序 信访工作的基本程序是信访事项的提出、信访事项的受理、信访事项的办理和督办。其中信访受理包括以下内容：来信受理：收信—阅信—登记—立案；来访受理：接待—登记—接谈—现场处理—立案；来电受理：弄清身份—听记陈述—整理记录—立案。 2.如果想请对方回电话，切记要留下自己的电话号码，这是最基本的礼仪 别忘了告诉对方回电话的最佳时间。在你有可能外出时，记住这一点尤为重要。如果对方是在外地，则最好说明自己将于何时再打电话，请其等候。 3.要问对方此时打电话是否方便 对方必须在电话中讨论的问题，还应考虑何时去电话更方便。有的公司希望一上班就接这样的电话，以便能有一整天时间可做其他事情。而有的则宁愿在一天工作即将结束的时候再接这样的电话。如果想定期和对方进行这种讨论，应征询对方定在哪一天、哪一个钟点更为方便。 4. 注意自己的语言 措辞和语法都要切合身份，不可太随便，也不可太生硬。称呼对方时要加头衔。听话时，最好插用一些短语以鼓励对方。对对方的要求作出反应或对方提出要求时，态度应积极而有礼貌，比如：“我很高兴为你了解相关信息”或者“请别忘了下周一到我公司开会”等。 5.适时结束通话 通话时间过长意味着滥用对方的善意。结束谈话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。最后应说几句客气话，以便显得热情些。放话筒的动作要轻，否则对方会以为你在摔电话。 6.拨错了电话号码要道歉 道歉的态度要诚恳，话不必多，您可以说：“对不起，我可能拨错电话号码了”。不可盘问对方为什么不是自己要找的人。同时，可以询问一下对方的号码，看是否与自己所拨的号码相同，以免再次拨错。同时，别忘了要道声“再见”。 （四）通话过程中可能出现的问题以及处理方法 1. 线路中断 拨打电话的一方应主动重拨，接话方则应静待 1 ～2分钟后方可离开。重拨应越早越好，接通后应先表示歉意，尽管这也并非是自己的过错。 2.接通时受到干扰 如果接电话时室内已经有人和通话时有人闯入而没有退出室外，你可先对话筒说声“对不起”，然后有礼而坚定地对进来的人说：“我待会再去找你”，示意其退出。在上司打电话时，如果秘书确有急事必须马上找他，可以将要谈的问题写在便条上放在他的眼前，然后再退出。 3.没有时间谈话 对于这种电话无非是接还是不接，权衡的关键在于来电的重要与否和矛盾的轻重程度（如手头的工作能不能暂时搁置，或者是来电能不能三言两语讲完）。这时对方并不知道你的处境，所以在接电话时不妨向对方直言。这样做是允许的，也不失礼。比如，可以告诉对方：“我正在打今天下午要用的报告，能不能待会儿给你回电话？”这样对方了解你不想接并非出于不尊重，同时也可使他有所选择，或是同意以后再通电话，或是三言两语讲完来电。 4. 很难对付的电话 有的人讲话听不清或很难懂，应在通话开始时就向其说明。有的人喜欢在电话里大发脾气。可以适当地让对方发泄心中的怒气。回话人的语调要安详，沉稳。有的人东拉西扯，谈不到点子上，应有礼貌地把问题引上正题。有的人像牛皮糖，很缠人。不管是否会干扰别人，他总是在电话里说个没完，或三番五次地打电话来。对付这种人，只要不说“我对你不感兴趣”，用什么办法加以拒绝都行。对他们说话要直截了当，不能过于婉转，可以说自己正在忙，有空便回电话。比如说：“