试论高校档案网络化管理的重要性.docVIP

试论高校档案网络化管理的重要性摘 要：由于档案管理工作的繁重性，新时期对高校档案工作提出了新的要求。增强档案意识，建立高校档案领导体制，加强队伍建设，档案管理形成网络已经成为必然趋势。档案工作日益繁重，这就要求引入现代化手段，加强档案信息资源的管理。本文提出了当前档案工作中存在的问题并给出相应解决措施。关键词：档案管理、信息资源、网络化【中图分类号】G【文献标识码】B【文章编号】1008-1216（2015）08C-0095-02一、由于档案管理工作的重要性，新时期对高校档案工作提出了新的要求1.要增强档案意识，建立高校档案领导体制。近年来，凡申报考评的学校基本建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。一些高校加强从各方面建设档案馆，说明高校档案工作稳步提高，标志着档案工作正与与学校整体建设趋于同步发展。加强高校主管领导对档案工作的决策、监督、执法、调控的力度，建立学校档案工作委员会，将本校档案工作纳入学校的中长期发展计划中，为高校档案工作创造良性的发展环境。2.加强档案管理队伍建设。随着全社会对档案工作重要性认识的加强，档案干部队伍建设也得到重视，队伍结构不断优化，年轻化趋势、现代化知识结构、档案专业素质等方面均有大幅度提高。在高校中已形成学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的层次分明的档案工作网络体系。为高校的档案工作的正常开展提供了可靠的组织保障。3.建立健全完善的档案管理制度。由于档案工作程序日趋完善，档案管理制度的修订、完善、更新的任务也不断提高，依据《档案法》，各校制定了一系列新时期档案管理的新措施，如将档案规章制度重新修订后汇集成册，制定特色档案管理制度等。通过制度建设，规范了学校档案管理方法和程序，档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案信息进行现代化的实时控制成为可能。由于档案工作日益繁重，这就要求引入现代化手段，加强档案信息资源的管理。二、 档案网络化管理的必要性（一）档案信息数字化、网络化是时代发展的要求将档案信息数字化后，档案利用者可以在一台联网的计算机终端查阅字迹需要的档案信息，可不受时间、空间的限制，极大地方便了利用者。美国经济学家迈克尔?戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力。因此，在科技发展的今天，网络在人们生活中的角色越来越重要，以网络手段解决的事情日益增多，高校在科研、教学、基建以及财务活动中积累下大量的档案信息，如何将人的注意力集中到所需档案中来，网络技术手段将发挥最大化的作用。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，改变以往传统的手工管理模式 。 过去档案人员为开发档案资源，更好地利用档案信息而进行文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作。网络化管理以后，不仅这些工作可以减少，平时查阅工作也可减半，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案工作变得方便、快捷、高效。数字化手段管理档案信息使档案能及时准确的归档，查阅便捷、尽快地提供利用。文书处理部门将收文和发文都输入计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，通过网络按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆管理人员减少了档案数据录入工作。这种工作模式在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在学校管理运行中，计算机已经成为一种模式，许多档案是由计算机处理时已形成，档案馆的工作只剩下编研相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，网络化工作模式形成后，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，就可以得到解决。校园网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，与档案管理软件有效衔接，使各类归档的数据能非常及时、准确地传输到档案馆的信息管理中心。学校内作为目标档案信息的管理对象多，像学生入学与毕业、教职工的调离与退休等具有一定的动态信息，按以往传统的管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过数字化信息处理后，通过网络数据共享能随时准确反映当前的情况，从而能快捷地提供利用。（二）高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的结果在信息化时代，全社会已经次第的进入网络化时代，而高校计算机的应用已经成为一种工作环境。作为信息管理的重要部门档案馆，更应该率先应用更为先进的手段管理档案信息。高校在日常运行的过程中，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质形式的档案信息转为数字信息，它体积小、存储量大、传输准确、迅速等特点，成为信息管理的发展趋势。高等院校作为教学科研基地，不仅